Was zeichnet eine Registrierkasse in der Physiotherapie aus? Voraussetzungen und wichtige Funktionen auf einen Blick.

Paul Trung

Lesedauer: 3:45 Minuten

Photo by Kody Gautier

Wann muss ich als PhysiotherapeutIn einen Beleg ausstellen und wann eine Rechnung? Benötige ich überhaupt eine Registrierkasse oder einen Bondrucker in der Physiotherapie? Was muss eine Registrierkasse noch leisten, um meinen Arbeitsalltag zu erleichtern? Diese Fragen werden immer wieder gestellt. In diesem Artikel fasse ich für Dich die Antworten zusammen.

Der Inhalt des Artikels  im Überblick

1. Wann benötige ich eine Registrierkasse in der Physiotherapie?
2. Wichtige Funktionen einer Registrierkasse für Physiotherapie:
   • Belege per E-Mail verschicken
   • Von Krankenkassen anerkannte Sammelrechnungen erstellen
   • Sammelrechnungen rasch und verlässlich ausdrucken oder verschicken
3. Bonus: Praxisbeispiel mit appointmed

1. Wann benötige ich eine Registrierkasse in der Physiotherapie?

In Österreich gilt grundsätzlich:

• Wenn mehr als 15.000 € Nettoumsatz erzielt werden
• Wobei mindestens 7.500 € aus Bareinnahmen stammen.

Als Bareinnahmen gelten Zahlung mittels Bargeld, Bankomatkarte und Kreditkarte. Einzig Überweisungen sind von dieser Kategorie ausgenommen.

Erreichst Du die oben genannten Umsatzgrenzen nicht, benötigst Du als PhysiotherapeutIn auch keine Registrierkasse.

Belegerteilungsverpflichtung vs. Registrierkassenpflicht

Beachte allerdings, dass Du ab dem ersten Euro Barumsatz verpflichtet bist, Quittungen in Form von Zahlungsbelegen auszuhändigen. Diese gesetzliche Regelung beruht auf der Belegerteilungspflicht und ist unabhängig von der Registrierkassenpflicht.

Wenn Du also weniger als 15.000 € im Jahr umsetzt oder weniger als 7.500 € Bareinahmen hast, benötigst Du zwar keine Registrierkasse, musst aber trotzdem einen Zahlungsbeleg ausstellen.

Mit appointmed bist Du auf jeden Fall auf der sicheren Seite – egal ob mit oder ohne Registrierkasse.

Die integrierte Belegerstellung kann bis zu einem Barumsatz von 7.500 € problemlos verwendet werden. Sobald die Grenze überschritten wird, aktivierst Du mit wenigen Klicks die appointmed Registrierkasse.

2. Wichtige Funktionen einer Registrierkasse für Physiotherapie

Eine Registrierkasse muss selbstverständlich den gesetzlichen Vorschriften der RKSV entsprechen. Damit die Registrierkasse in der Physiotherapie brauchbar ist, sind unserer Meinung nach folgende Funktionen ein Muss:

• Zahlungsbelege per E-Mail direkt an Patienten verschicken
• Von Krankenkassen anerkannte Sammelrechnungen erstellen
• Sammelrechnungen rasch und verlässlich ausdrucken oder verschicken

Zahlungsbelege per E-Mail verschicken

Noch immer wissen die Wenigsten von dieser “grünen” Methode. Einen Beleg per E-Mail an Patienten zu schicken ist eine akzeptierte und legale Alternative zum herkömmlichen Ausdruck. Deine Patienten freuen sich über weniger (unnötiges) Papier und auch Deine Geldbörse sowie die Umwelt werden es Dir danken.

Eine gute Registrierkasse für PhysiotherapeutInnen bietet die Möglichkeit, einen Beleg direkt per E-Mail an einen Patienten zu schicken.

Bei appointmed ist die Registrierkasse direkt mit der elektronischen Patientenakte verknüpft. Mit nur einem Klick schickst Du Patienten einen Zahlungsbeleg per E-Mail.

Von Krankenkassen anerkannte Sammelrechnungen erstellen

Patienten benötigen in der Regel eine Sammelrechnung, um Behandlungskosten – zumindest teilweise – von der Krankenkasse erstattet zu bekommen. Ein herkömmlicher Zahlungsbeleg reicht dafür nicht aus.

Eine von den Krankenkassen akzeptierte Sammelrechnung umfasst zumindest*:

• Daten des Patienten (wie zB Name, Anschrift und Sozialversicherungsnummer)
• Eine Auflistung der getätigten Leistungen inklusive Datum
• Die Kosten der Behandlung
• Eine Bestätigung der Zahlung durch den Patienten

Eine Registrierkasse für die Physiotherapie erstellt eine von Krankenkassen anerkannte Sammelrechnung.

Bei appointmed verlassen wir uns auf unsere zahlreichen, großartigen PhysiotherapeutInnen aus ganz Österreich. Gemeinsam stellen wir sicher, dass unsere Sammelrechnungen allen Anforderungen der österreichischen, gesetzlichen Krankenkassen gerecht werden.

Sammelrechnungen rasch und verlässlich ausdrucken oder verschicken

Geschwindigkeit und Genauigkeit  spielen bei der täglichen Arbeit eine Schlüsselrolle. In der Praxis wird die Sammelrechnung oft im Beisein von Patienten erstellt und komplizierte Methoden zur Erstellung verlängern die Wartezeit. Genauigkeit ist wichtig, weil fehlerhafte Sammelrechnungen Zusatzaufwand für Dich und Deine Patienten bedeuten.

Eine Registrierkasse für die Physiotherapie erstellt rasch und verlässlich eine Sammelrechnung

Bei appointmed sind die Leistungen der ausgestellten Belege mit der Akte des Patienten verknüpft. Mit nur zwei Klicks erstellst Du aus diesen hinterlegten Leistungen eine Sammelrechnung – verlässlich und schnell!

3. Bonus: Ein Praxisbeispiel mit appointmed, der unkomplizierten Praxissoftware inkl. Physiotherapie Registrierkasse und Bondrucker Unterstützung

Gehen wir von folgender Ausgangssituation aus:

• Paul bekam 5x Physiotherapie á 30 Minuten verordnet.
• Er bezahlt nach jedem Einzeltermin in bar.
• Am Ende der Behandlungsserie benötigt er eine Sammelrechnung, die er bei seiner Krankenkasse einreichen kann

Zum Praxisbeispiel

Paul hatte heute einen Termin, dessen Leistung er direkt im Anschluss in bar bezahlt hat. Ich nehme den Betrag entgegen und stelle ihm den Zahlungsbeleg aus.

Die korrekte Leistung “Einzelphysiotherapie á 30 Minuten” ist bereits vorausgefüllt, da sie direkt mit dem Termin verknüpft ist. Gleichzeitig wird die Leistung automatisch auch in Pauls Patientenakte hinterlegt. Wir denken an die Umwelt und an unsere Geldbörse und senden Paul den Beleg per E‑Mail.

Paul war insgesamt 5 Mal bei mir in Behandlung und hat heute seinen letzten Termin. Das Ende der Behandlungsserie ist erreicht und wir stellen Paul eine Sammelrechnung aus. Die Leistungen der einzelnen Termine sind bereits in der Patientenakte hinterlegt.

Mit nur zwei Klicks ist die Sammelrechnung mit einem virtuellen “Bezahlt” Stempel erstellt. Ich drucke Paul die Sammelrechnung aus oder sende sie ihm direkt aus dem System heraus per E-Mail.

Themen rund um die Registrierkasse, Belegerteilungspflicht und Rechnungen sind leider etwas kompliziert. Wenn Du noch mehr zu diesen Themen erfahren möchtest, lege ich Dir folgende Links ans Herz:

• Registrierkassen Sicherheitsverordnung (RKSV)
• Rechnungen vs Beleg
• Die notwendigen Schritte in FinanzOnline

^{*Die genauen Anforderungen können von Krankenkasse zu Krankenkasse abweichen.}