So bewältigst Du die Informationsflut – nicht nur in der Praxis

Mario Habenbacher

Lesedauer: 6:30 Minuten

© by Luis Villasmil on Unsplash

Du wirst von allen Seiten mit Informationen bombardiert. Anrufe, E-Mails, Textnachrichten, Notifications, Soziale Medien,… Das alles prasselt laufend auf Dich ein und kann sich schnell überwältigend anfühlen. Doch es gibt bewährte Strategien, mit dieser Informationsflut effektiv umzugehen, sich abzugrenzen und einen klaren Kopf zu behalten. In diesem Artikel stellen wir Dir einige dieser Ansätze vor, damit Du bei all der Ablenkung endlich wieder Zeit für die wichtigen Dinge hast.

„Im Zeitalter der Informationsflut ist es nicht die Menge an Informationen, die zählt, sondern die Fähigkeit, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden und anzuwenden.“
– Peter F. Drucker

Das ständig läutende Telefon.

Ständig klingelt Dein Telefon. PatientInnen möchten Termine vereinbaren, verschieben oder absagen. Sie haben Fragen zu Deinem Therapieangebot, Deinen Preisen oder wie das eigentlich mit dem notwendigen Überweisungsschein funktioniert. Und dann sind da noch 17 Anrufe in Abwesenheit, darunter auch welche von Freunden und der Familie. Selbst am Wochenende oder an Deinen freien Tagen ändert sich kaum etwas an diesem Szenario. Rückrufe nehmen viel Zeit in Anspruch – wenn überhaupt jemand erreicht werden kann – und an konzentriertes Arbeiten ist nicht zu denken. Was also tun?

• First things first: Verwende für alles Berufliche eine eigene Nummer. Das ist heutzutage weder kompliziert noch teuer. Viele Smartphones unterstützen das Hinzufügen einer weiteren Rufnummer mittels einer eSIM, sodass Du nicht einmal ein eigenes Firmenhandy benötigst. eSIM-Tarife gibt’s dabei schon für unter 10 € pro Monat.
• Versetze Dein Handy während der Behandlungszeit in einen Nicht-Stören-Modus. Das ist sowohl bei iOS als auch bei Android möglich. So verhinderst Du das Läuten während der Therapie und kannst Anrufer zB gleich an die Mobilbox weiterleiten. Biete eine Online-Terminvereinbarung an und weise auf Deinem Anrufbeantworter explizit darauf hin. Dann haben sich alle Fragen zur Terminfindung womöglich schon erledigt – auch ohne Deine aktive Beteiligung.
• Stärke Deinen Online-Auftritt. Informiere potenzielle PatientInnen auf Deiner Website oder Deinem beruflichen(!) Social-Media-Profil über Dein Behandlungsangebot, Deine Preise und andere wichtige Themen rund um die Therapie. Je informativer und transparenter Du bist, desto seltener müssen PatientInnen nachfragen. Sammle am Telefon gestellte Fragen und ergänze die Antworten auf Deiner Website, wenn Du merkst, dass sich bestimmte Themen häufen.

Das überquellende E-Mail-Postfach.

© by Brian J. Tromp on Unsplash

Du öffnest morgens Dein E-Mail-Postfach und wirst von 43 neuen Nachrichten begrüßt. Was für ein herrlicher Start in den Tag! Jetzt brauchst Du erstmal Zeit, um wichtige E-Mails Deiner PatientInnen zwischen den privaten Nachrichten, Newslettern und Spam-Mails zu finden. Über den Tag verteilt wiederholst Du dieses Prozedere ein paar Mal. Alle wichtigen E-Mails zu lesen, geschweige denn zu beantworten, ist fast nicht möglich. Das muss bis „später“ warten, wobei Du insgeheim weißt, dass der „zu erledigen“ Stapel dadurch nur noch größer wird. Um dem entgegenzuwirken, hier ein paar praktische Tipps:

• Nutze unbedingt eine geschäftliche E-Mail-Adresse, damit die berufliche Kommunikation sauber vom privaten Bereich getrennt ist. Außerdem wirkt eine private Adresse á la mustermaxi007@hotmail.com alles andere als professionell. Hast Du eine eigene Website, dann nutze die Domain auch für Deine berufliche E-Mail Adresse.
• Richte automatische Antworten bzw. Abwesenheitsnotizen ein, um Deine PatientInnen darüber zu informieren, dass Du ihre Nachricht innerhalb der nächsten X Tage beantworten wirst. Weise – auch hier – auf Deine Website und die Möglichkeit einer Online-Terminbuchung hin.
• Lass Dich nicht von jeder eintreffenden Nachricht aus dem Rhythmus werfen, sondern plane fixe Zeiten für die Beantwortung von E-Mails ein. Du wirst merken, dass das wesentlich effizienter und fokussierter ist.
• Melde Dich von irrelevanten Newslettern ab. Ziemlich sicher sind einige dabei, deren Inhalt nicht länger von Interesse ist. Dabei gibt es eine Ausnahme: Den appointmed Newsletter 😉

Eine Notification ist keine Notification, wenn alles eine Notification ist!

Ping! Jemandem gefällt Dein neuester Instagram-Post. Ping! Du hast eine neue E-Mail erhalten. Ping! Ein neues Video ist auf einem abonnierten YouTube-Kanal erschienen. Ping! Auf Amazon ist der gemerkte Artikel jetzt 3 Cent billiger. Ping! Du hast zuletzt auf Airbnb nach Waldhütten in der Steiermark gesucht… Kommt Dir das bekannt vor? Notifications sind eine feine Sache, aber nur dann, wenn sie Dich auf wirklich wichtige Ereignisse aufmerksam machen. Darum auch hier unsere Tipps:

• Auch wenn es mühsam ist: Entscheide für jede App individuell, ob und in welcher Form sie Dir Notifications senden darf. Dienste, die Du ohnehin regelmäßig prüfst (wie zB Deine E-Mails), müssen nicht unbedingt bei jedem neuen Ereignis Bescheid geben.
• Lass Dir weniger zeitkritische Notifications zu bestimmten Zeiten gesammelt anzeigen. In iOS gibt es hierfür zB eine eigene Einstellung, die Dir eine Art Bericht zu von Dir definierten Zeitpunkten erstellt.
• Sei besonders streng bei Notifications auf Deiner Smartwatch. Hier sollten wirklich nur die allerwichtigsten Nachrichten eintreffen. Die gleichen Einstellungen wie auf Deinem Smartphone zu verwenden, ist zwar der einfachste Weg, aber mit Sicherheit nicht der beste.

Prüfe regelmäßig Deine Quellen (und lege sie trocken!)

Beim Surfen durch das Internet tauchen an den unterschiedlichsten Stellen spannende Inhalte auf. Nicht alle davon kannst Du gleich konsumieren. Deshalb speicherst Du sie für später: In Instagram, auf Twitter, in den Browser-Bookmarks, auf Pinterest, auf YouTube… Wie kannst Du den Überblick behalten?

• Nicht alle Medien bzw. Quellen sind gleich wichtig. Identifiziere jene, die für Dich beruflich oder persönlich am relevantesten sind. Wähle sorgfältig aus, welche Medien Du konsumierst, und miste regelmäßig aus: Prüfe, welche Social-Media-Konten und Newsletter Dir tatsächlich Mehrwert bieten, und entfolge allen anderen. Lieber eine Handvoll relevanter Quellen als eine Mailbox voller Newsletter, die Du ohnehin nicht liest.
• Lege fixe Lesezeiten fest, an denen Du nicht unterbrochen wirst und Du Dich in Ruhe Deinen Inhalten widmen kannst. Das kann zB jeden Tag eine halbe Stunde sein, oder eine ausgedehnte Lese-Session jeden Freitag in Deinem Lieblingscafé. Eine solche Routine bringt Dir Ruhe, Zeit für Reflexion und Fokus auf das Wesentliche.
• Speed-Reading: Gewöhne Dir an, Texte zu scannen, um schnell zu erfassen, ob der Inhalt relevant ist. Überschriften, Zwischenüberschriften und Aufzählungspunkte helfen Dir dabei, den Kern eines Textes schnell zu erfassen.
• Notizen & Lesezeichen: Mache Dir Notizen, um wichtige Informationen festzuhalten. Erstelle Lesezeichen für Online-Artikel, die Du später lesen möchtest. Nutze dafür auch praktische Apps wie zB Pocket, Notion oder die Notes-App am iPhone.

Digital Detox: Ich bin dann ’mal weg!

© by Max Böhme on Unsplash

Ständige Erreichbarkeit, keine saubere Trennung zwischen Beruf und Privatleben, viel Bildschirmzeit sowie unstrukturierter Medien- und Nachrichtenkonsum können sich auch negativ auf Deine mentale Gesundheit auswirken. Digital Detox bezieht sich auf die bewusste Reduzierung der Nutzung digitaler Geräte, um Deine physische und mentale Gesundheit sowie die Lebensqualität zu verbessern. Hier sind fünf Strategien, die dir dabei helfen können:

• Setze klare Grenzen: Definiere feste Zeiten, in denen Du digitale Geräte verwendest, und Zeiten, in denen Du Dich von ihnen fernhältst. Begrenze zB die Nutzung von Smartphones und Computern am Abend, um einen besseren Schlaf zu fördern.
• Erstelle No-Tech-Bereiche: Schaffe Zonen in Deinem Zuhause, in denen digitale Geräte unerwünscht sind. Das Schlafzimmer kann ein No-Tech-Bereich sein, um Ablenkungen zu minimieren und einen besseren Schlaf zu ermöglichen.
• Verbanne unnötige Apps und Benachrichtigungen: Lösche Apps, die Du selten oder gar nicht benutzt, und deaktiviere unnötige Benachrichtigungen. Dadurch wird die Versuchung verringert, ständig auf Dein Telefon zu schauen.
• Plane Offline-Zeiten: Integriere bewusste Offline-Zeiten in Deinen Alltag, sei es während einer Mahlzeit, während des Trainings oder beim Lesen eines Buches. Nutze diese Zeiten, um Dich auf andere Aktivitäten zu konzentrieren und Dich zu erholen.
• Nutze Technologie sinnvoll: Statt digitale Technologien zu vermeiden, nutze sie bewusst und sinnvoll. Verwende zB Apps, um Meditation und Achtsamkeit zu praktizieren, anstatt ständig soziale Medien zu durchsuchen. Setze Technologie ein, um produktiver und fokussierter zu arbeiten, anstatt von Multitasking abhängig zu sein.

Eine erfolgreiche Digital Detox erfordert Selbstreflexion, Disziplin und die Bereitschaft, deine Gewohnheiten zu ändern. Es ist wichtig, einen ausgewogenen Umgang mit digitalen Technologien zu finden, um die Vorteile zu nutzen, ohne von ihnen überwältigt zu werden.

Was Du zusätzlich für Deine Selbstfürsorge tun kannst.

• Sorge für ausreichende Bewegung und körperliche Aktivitäten.
• Ernähre Dich ausgewogen, erlaube Dir aber auch zu genießen.
• Sorge für erholsamen Schlaf und gönne Deinem System einen Neustart.
• Setze Grenzen und lerne “Nein” zu sagen. Damit priorisierst Du Dich selbst.
• Pflege soziale Kontakte, die Dir gut tun.
• Hole Dir Unterstützung! Zögere nicht, Dich professionell begleiten zu lassen.

Fazit

Zur Bewältigung der Informationsflut braucht es die bewusste Auseinandersetzung damit und eine an Deine Bedürfnisse angepasste Strategie. Durch Maßnahmen wie Priorisierung, zeitliche Planung und einen reflektierten Medienkonsum kontrollierst Du die Informationsflut, anstatt sie Dich. Integriere diese Tipps in Deinen Alltag und schaffe dadurch ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Produktivität und Ruhe. Letztendlich wirst Du merken, wie sich all das positiv auf Dein Wohlbefinden auswirkt.