11 Praxis Tipps: So optimierst Du Deine Therapiepraxis

Mario Habenbacher

Lesedauer: 4:45 Minuten

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PatientInnen sollen sich in Deiner Praxis wohlfühlen. Abläufe sollen effizient sein und Dein Praxismanagement von Erfolg gekrönt. Wir zeigen Dir daher in diesem Artikel 11 Praxis Tipps, mit denen Du die Organisation Deiner Praxis noch weiter optimieren kannst.

Unsere Praxis Tipps für die erfolgreiche Optimierung Deiner Praxis

1. Teamwork

Die Prozesse können noch so optimiert sein: Wenn TherapeutInnen und AssistentInnen nicht gut zusammenarbeiten, werden auch die Prozesse wieder ineffizient. Das gilt für den normalen Alltag genauso wie für Notfälle.

Jede/-r sollte also wissen, was die täglichen Abläufe sind und wer darin welche Rolle übernimmt, was die Prioritäten sind, wann PatientInnen Behandlungen gestört werden dürfen usw.

2. Ordnung ist das halbe Leben

Bei diesem Punkt geht es um die Ablage. Diese sollte sauber und übersichtlich sein, damit wichtige Dokumente nicht verloren gehen.

Auch für Deine Patientinnen und Patienten ist Ordnung in der Praxis wichtig, denn das ist für viele ein Zeichen von Qualität.

Im Umkehrschluss wird Chaos oft mit Unprofessionalität gleichgesetzt.

Dabei kannst Du auch auf unsere Praxissoftware setzen. Mit appointmed kannst Du Ordnung in Deine Ablage bringen, Termine organisieren und alle Infos zentral verwalten. Schau einfach vorbei und teste die Praxissoftware unverbindlich.

3. Effizient telefonieren

Das Wort „Effizienz“ hört man heute in vielen Arbeitsbereichen. Doch besonders in einer Therapiepraxis und in Bezug auf das Praxismanagement ist dieses Thema besonders wichtig. Denn ineffizientes Arbeiten führt zu längeren Wartezeiten für Deine Patientinnen und Patienten.

Daher solltest Du Deine Kolleginnen und Kollegen darauf sensibilisieren, effizient zu telefonieren. Das bedeutet: Telefonate bewusst steuern, bei der Terminvergabe von vornherein einen konkreten Termin anbieten, statt die PatientInnen zu fragen, wann sie Zeit hätten.

Noch einfacher geht’s natürlich, wenn Du die Buchung von Terminen auch auf Deiner Website anbietest. Dann entfällt ein Großteil der geführten Telefonate automatisch.

4. Da geht’s lang – Beschilderung

Apropos Zeit sparen und unnötige Dinge vermeiden: Wenn Du in der Praxis immer wieder die Frage hörst: „Wo ist denn das Behandlungszimmer eins, in das ich soll?“ oder: „Wo finde ich denn die Toilette?“ scheint die Beschilderung Deiner Praxis noch ausbaufähig zu sein.

Solche Fragen sind zwar schnell beantwortet, aber wenn sie sich häufen, nehmen sie über den Tag verteilt doch recht viel Zeit in Anspruch. Außerdem sind das Fragen, die die Patientenzufriedenheit beeinflussen können und die Du ganz einfach mit einer klaren Beschilderung vermeiden kannst.

Auch eine Fotowand zur Vorstellung Deines Teams und eine Praxisbroschüre versorgen Deine PatientInnnen mit zusätzlichen Infos, die Dich nicht nur nahbarer wirken lassen, sondern auch häufig gestellte Fragen beantworten können.

5. Was hast Du gesagt? – Achte auf die Akustik

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Therapeutinnen und Therapeuten wählen aus hygienischen Gründen meist harte und dadurch leicht zu reinigende Materialien bei der Ausstattung der Praxis. Das gilt für alles: Von den Decken über die Wände bis hin zum Boden. Das kann jedoch die Akustik verschlechtern, da der Geräuschpegel steigt und die Schallwellen nicht abgefedert werden.

Doch hier gibt es spezielle Akustikelemente für Decken, Wände oder als Raumteiler, die dem entgegensteuern können.

Sie absorbieren einen Teil des Schalls und sorgen so für weniger Lärm und eine angenehmere Atmosphäre.

Unser Tipp: Es gibt auch Akustikbilder in verschiedenen Farben oder mit Aufdrucken. Gut gewählt, können diese auch das Design Deiner Praxis aufwerten.

6. Es werde Licht – Die Beleuchtung verbessern

Zu dunkle Lichtverhältnisse führen bei vielen Menschen zu schlechter Stimmung. Gute Lichtverhältnisse steigern das Wohlbefinden – und das ist besonders für Patientinnen und Patienten einer Praxis wichtig. Schließlich möchtest Du ihnen ihren Aufenthalt ja so angenehm wie möglich gestalten.

Du solltest bedenken, dass unterschiedliche Praxisbereiche unterschiedliche Lichtverhältnisse erfordern. Das Wartezimmer sollte gemütlich wirken, während der Empfang eher heller ausgeleuchtet sein sollte. Deine MitarbeiterInnen und Mitarbeiter am Empfang brauchen einen gut ausgeleuchteten, aber dennoch nicht blendenden Arbeitsplatz.

7. Das gemütliche Wartezimmer

Wenn es um das Management Deiner Praxis geht (und wie Du es optimieren kannst), sind das Wartezimmer bzw. der Eingangsbereich wichtige Punkte. Dort halten sich Patientinnen und Patienten meist länger auf. Hier ein paar Praxis Ideen für Dein Wartezimmer-Design:

• Ordentliche Wandgestaltung
• Überflüssiges entfernen
• Alte Plakate und Ankündigungen regelmäßig abhängen
• Möbel ersetzen, wenn sie bereits alt sind
• Harmonisch gewähltes Zusammenspiel aus Bildern & Farben

8. Setze auf ein einheitliches Corporate Design

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Damit eine Praxis Erfolg hat, müssen nicht nur die Patientenzufriedenheit und das Management rund um Terminvergaben und Abläufe beachtet werden. Vielmehr solltest Du auch die darüber hinausgehende Außenwirkung beachten und optimieren.

Das Corporate Design besteht aus vielen Elementen, die aufeinander abgestimmt sein sollten.

Auch die bereits genannte Gestaltung der Räume und die Optimierung der Atmosphäre zählen dazu. Logos und Farben sind wichtig, denn diesen begegnen Deine Patientinnen und Patienten beispielsweise auf:

• Visitenkarten,
• Dokumenten (Rechnungen, Briefe,…)
• im Internet (Deine Website, Social-Media-Profile,…)
• und sogar auf der Praxiskleidung (zB bestickte T-Shirts).

Willst Du Dein Praxismanagement optimieren, kannst Du durch ein einheitliches Corporate Design Deinen Wiedererkennungswert steigern.

9. Informationen sind das A und O

Werden zur Aufbewahrung wichtiger Informationen in der Praxis (zB Termine, Behandlungsdokumentation, Rechnungen,…) unterschiedliche Systeme eingesetzt, können sich Daten schnell heimlich davonschleichen oder es ist nicht klar, wo sie eigentlich gespeichert sind. Besser ist es, Daten zentral an einem Ort zu sammeln und zu speichern.

Das funktioniert zB durch den Einsatz einer Praxissoftware wie appointmed. Von der Terminverwaltung über die Rechnungslegung und eine digitale Patientenakte bis hin zu interaktiven Körperskizzen hast Du hier alles an einem Ort.

Hier informieren!

10. Praxis digitalisieren

Videosprechstunden, eine Online-Terminvergabe und eine moderne Praxis-Website sind für den Erfolg Deiner Praxis ebenfalls wichtig und daher in unseren Praxis Tipps enthalten. Diese Bereiche zählen zu den Leistungen, die von Patientinnen und Patienten heutzutage gerne gesehen bzw. sogar vorausgesetzt werden. Sie sind oft das Zünglein an der Waage, wenn es darum geht, die richtige Therapeutin oder den richtigen Therapeuten auszuwählen.

11. Mehr Patientenzufriedenheit durch Feedback

Werden Deine Wartezeiten als zu lang empfunden? Ist die Praxis einladend? Empfinden PatientInnen die Abstimmung mit Dir als kompliziert und verbesserungswürdig? Gibt es etwas, das Deine Patienten und Patientinnen verbessern würden?

All diese Fragen kannst Du zB im Rahmen eines Fragebogens stellen. Ehrliche Antworten helfen Dir dabei, Dein Praxismanagement zu verbessern und die Patientenzufriedenheit zu steigern.

Fazit: Es gibt viele Praxis Tipps für ein besseres Praxismanagement

Das Management Deiner eigenen Praxis kann anstrengend sein – und umfasst sehr viele Bereiche.

Es geht nicht nur um Wartezeiten, Patientenzufriedenheit und Termine, sondern auch um Effizienz, Design, Digitalisierung und Ordnung.

Wir hoffen, dass wir Dir mit unseren Praxistipps spannende Impulse und Inspirationen mit auf den Weg geben können.