Praxisorganisation und Verwaltung: 10 Tipps für die top Organisation in Deiner Praxis
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In diesem Blogartikel verraten wir Dir 10 wertvolle Tipps für die Organisation Deiner Praxis. Wir gehen genauer auf die Faktoren ein, die bei einer guten Praxisorganisation berücksichtigt werden sollten. Denn es heißt, je besser die Organisation, desto zufriedener die Patientinnen und Patienten. Aber was versteht man eigentlich unter gutem Praxismanagement?
Praxisorganisation: Bedeutung und Definition
Bei der Praxisorganisation geht es darum, die Leitung und Organisation einer Therapiepraxis strukturiert, zielgerichtet und effizient auszurichten.
Das bedeutet, alle Arbeitsabläufe und Maßnahmen, die einer erfolgreichen Praxisführung zugutekommen, richtig zu ordnen. Das gilt nicht nur für eine Arztpraxis, sondern auch für eine Therapiepraxis. Ein gutes Praxismanagement führt zu einer einfacheren Terminplanung und kürzeren Wartezeiten, was sich unter anderem positiv auf die Zufriedenheit Deiner PatientInnen auswirkt.
Genauso wie andere UnternehmerInnen müssen auch TherapeutInnen, die eine Praxis führen, Geld verdienen, damit wirtschaften und es richtig investieren. Bei einer guten Praxisorganisation müssen Ausgaben, Einnahmen und der daraus resultierende Gewinn laufend verglichen werden, aber dazu mehr später.
Bestandteile der Praxisorganisation
Der Begriff Praxisorganisation ist vielfältig und umfasst viele Bereiche:
- Optimierung von Arbeitsabläufen
- Gutes Zeitmanagement
- Personalführung (Urlaubsplanung, Motivation)
- Ausrichtung der Organisation (Vision, Wertvorstellungen)
- Organisation der PatientInnen (Terminplanung, Reduzierung von Verspätungen & Ausfällen, Ablauf des Besuchs)
- Finanzcontrolling (Einnahmen, Ausgaben)
Es ist also einiges zu beachten, wenn Du Deine Praxis top organisieren und verwalten möchtest.
10 Tipps am Weg zur top-organisierten Praxis
Wir haben für Dich 10 wichtige Tipps zusammengefasst, die Dir am Weg zu Deiner persönlichen, perfekten Praxisorganisation weiterhelfen sollen.
1. Strukturierte Terminplanung für kurze Wartezeiten
Plane genau, welche Termine wie viel Zeit benötigen. Dies kannst Du nur schätzen, aber je mehr Erfahrung Du damit hast, desto präziser werden die geschätzten Zeiten. Erstelle dafür verschiedene Termintypen, zum Beispiel einen für kürzere Kontrolluntersuchungen und einen für komplizierte Behandlungstermine, um besser kalkulieren zu können.
Einführung der Online-Terminbuchung
Führe nach Möglichkeit eine Online-Terminbuchung ein. Die Möglichkeit, Termine online buchen zu können, entlastet das Empfangspersonal und stellt gleichzeitig einen wertvollen Service für Patientinnen und Patienten dar, der besonders von Jüngeren geschätzt wird. Laut einer im März 2019 durchgeführten Online-Befragung des Marktforschungsinstituts Dynata, haben Online-Terminvergabesysteme Einfluss bei der wahl der Therapeutin oder des Therapeuten. Ein Faktor, der laut der Befragung den PatientInnen am wichtigsten war, ist offenbar die hohe Flexibilität. Um mit Deiner Praxis also weiterhin am Ball zu bleiben, ist ein Online-Terminbuchungssystem sehr wichtig.
Puffer für Notfälle
Bei den Terminvergaben sollte außerdem ein Puffer für Notfälle einkalkuliert werden. Mit wie vielen Notfällen kalkuliert werden soll, kann ganz einfach ermittelt werden. Du ermittelst zB mit einer Strichliste, wie viele Notfälle innerhalb von 4 Wochen auftreten. Mithilfe dieses Durchschnittswerts kannst Du auch die kommenden Wochen kalkulieren. Wichtig hierbei ist auch die rollierende Kontrolle, um gegebenenfalls die Änderung der Anzahl an Notfällen rechtzeitig berücksichtigen zu können.
2. Dringlichkeit von „Notfällen“ abwiegen
Viele PatientInnen missbrauchen das Wort „Notfall“, um die Wartezeit auf einen Termin zu umgehen oder zu verkürzen. Weise PatientInnen ausdrücklich darauf hin, dass nur ernste Notfälle vorgezogen werden können. Gehe einen Fragebogen durch, der eruiert, ob der vermeintliche Notfall wirklich dringlich ist. Ganz verhindert werden können die unwahren Notfälle nicht, aber die genannten Maßnahmen führen zumindest zu einer Reduzierung dieser Fälle.
3. Pünktlichkeit und Termineinhaltungen erhöhen
Führe Maßnahmen ein, die die Pünktlichkeit und Termineinhaltung von PatientInnen unterstützen. Das Versenden von Erinnerungs-SMS und / oder E-Mails am Vortag mit einer Terminerinnerung reduziert Ausfälle. In Ausnahmefällen können PatientInnen auch telefonisch an den Termin erinnert werden, dies sollte aufgrund des Zeitaufwands aber eher vermieden werden.
4. Besserer Informationsfluss bedeutet weniger Unmut
Falls sich durch Notfälle trotzdem Verschiebungen in der Terminplanung ergeben, ist es essentiell, die PatientInnen darüber in Kenntnis zu setzen. Generell gilt, umso mehr Informationen Du preisgibst, desto mehr Raum gibst Du den PatientInnen, ein Verständnis dafür aufzubringen.
Sei also ehrlich, wenn es zu Terminverschiebungen kommt und kommuniziere dies direkt an die Patientinnen und Patienten.
Gib ihnen bei längeren Wartezeiten die Möglichkeit, zwischendurch Erledigungen zu machen. In diesem Fall sollte aber ein fester Zeitpunkt für die Rückkehr in die Praxis genannt werden, um ein überfülltes Wartezimmer zu vermeiden. Je besser der Informationsfluss ist, desto weniger Unmut wird bei PatientInnen erzeugt, was wiederum die allgemeine Zufriedenheit erhöht.
5. Strukturen und Abläufe etablieren
Gute Strukturen und Abläufe sind maßgeblich für ein gutes Praxismanagement. Lege einheitliche Strukturen fest, wie PatientInnen in der Praxis empfangen werden sollen. Definiere, wie der genaue Ablauf bei der Anmeldung aussieht und was hier beachtet werden muss. Überprüfe regelmäßig, ob alle Strukturen und Abläufe effizient sind oder ob sie verbessert werden können.
Höre dabei auch auf das Feedback Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier
Wir Menschen sind Gewohnheitstiere und wollen immer gleiche Abläufe. Wenn PatientInnen wissen, was sie bei jedem Besuch in Deiner Praxis erwarten können, fühlen sie sich sicher und haben weniger Stress. Klare und strukturierte Abläufe können Unsicherheiten reduzieren. Die Einhaltung etablierter Abläufe vermittelt den PatientInnen Ordnung und Verlässlichkeit, was wiederum das Wohlbefinden erhöht.
6. Achte auf eine gute Personalführung
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Praxis tragen maßgeblich zu einem guten Praxismanagement bei und sind der Kern davon. Achte auf eine gute Personalführung, um die Effizienz, Zufriedenheit des Teams und die Qualität der Versorgung Deiner Patientinnen und Patienten sicherzustellen. Bereiche, Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollten klar aufgeteilt und definiert werden. Fördere die Zusammenarbeit des Teams mit Team-Events und After-Work-Veranstaltungen. Denn eine gute Zusammenarbeit führt zu einer besseren Versorgung der PatientInnen. Außerdem verringern zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Fluktuationsrate, was Zeit- und Kosteneinsparung bedeutet.
Achte auch darauf, einen ordentlichen Dienstplan zu erstellen, um Engpässe zu vermeiden oder zumindest rechtzeitig einkalkulieren zu können.
7. Bedeutung von Zufriedenheit Deiner Patientnnen und Patienten
Stelle die Bedürfnisse und Zufriedenheit Deiner PatientInnen an oberste Stelle.
Zufriedene Patientinnen und Patienten kommen wieder und empfehlen die Praxis weiter.
Kundenzufriedenheit hat außerdem einen bedeutsamen Einfluss auf den Erfolg Deiner Praxis.
8. Klare Ausrichtung der Praxisorganisation
Eine klare Ausrichtung in Richtung Vision und Wertvorstellungen führt zu motivierten MitarbeiterInnen sowie zur Effizienzsteigerung. Eine klare Ausrichtung hilft bei der langfristigen Planung und dem Wachstum der Praxis. Alle Aufgaben sollten an der Vision ausgerichtet sein. Darüber hinaus unterstützen klare Wertvorstellungen die Kundenbindung, sofern sich Patientinnen und Patienten damit identifizieren können.
9. Vernachlässige nicht den persönlichen Aspekt
Eine Fotowand zur Vorstellung des Praxis-Teams wirkt sympathisch und schafft Vertrauen bei den PatientInnen. In einer Gemeinschaftspraxis vermitteln Namensschilder für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen ordentlichen und organisierten Eindruck.
10. Rollierende Kontrolle Deiner Ein- und Ausgaben
Das sogenannte Controlling ist sehr wichtig für Deine Praxis, um die Wirtschaftlichkeit beurteilen zu können. Mithilfe von Soll-/Ist-Vergleichen kannst Du Zeiträume beurteilen und somit Schwachstellen frühzeitig erkennen und beheben. Du kannst damit beurteilen, ob die Kosten in bestimmten Bereichen zu hoch sind und reduziert werden können. Außerdem bietet das Praxiscontrolling eine Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen.
Denn: Wirtschaftliche Entscheidungen „aus dem Bauch heraus“ sind meist keine gute Idee.
