Papierlose Praxis: Ein Leitfaden für Einsteiger

Mario Habenbacher

Lesedauer: 4:15 Minuten

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Papierlos soll sie sein, die Praxis. In die digitale Welt umzusteigen, wird aber nicht von heute auf morgen möglich sein. Dennoch kannst Du viel tun, um mit der Zeit immer papierloser zu werden. Wir zeigen Dir wie und welche Vorteile das für Deine Ordination hat. Da Du im Umgang mit PatientInnen viel mit sensiblen Daten zu tun hast, gehen wir dabei auch auf Deine Pflichten in Sachen Datenschutz bei einer papierlosen Ordination ein.

Warum gehen viele den Weg zur papierlosen Praxis?

Viele PatientInnen kennen das: Man kommt in eine Praxis und muss erst einmal einen Zettel ausfüllen – besonders, wenn man ErstpatientIn ist. Danach werden diese Informationen und Daten manuell von den OrdinationsassistentInnen in den Computer übertragen. Dazu kann man stehen, wie man will, aber eines ist sicher:

Es frisst Zeit. Zeit, die die MitarbeiterInnen Deiner Praxis sinnvoller nutzen könnten.

Außerdem können sich hier Fehler einschleichen (zB weil die Handschrift der PatientInnen schlecht lesbar ist) und MitarbeiterInnen müssen immer prüfen, ob auch wirklich alle Felder ausgefüllt wurden.

Zeitmangel, Effizienz, Fehlervermeidung und eine Vereinfachung der Administration sind also wichtige Gründe für die Entscheidung hin zum Digitalen.

Beispiele für eine digitale Praxis

Wie kann nun eine digitale Ordination aussehen? Hier einige Beispiele:

• Das Papierarchiv wird zum Online-Archiv in der Praxissoftware.
• Formulare und Dokumente werden online ausgefüllt und gespeichert, statt ausgedruckt.
• Rezepte und Überweisungen werden auf der eCard (Versicherungskarte) gespeichert, statt in Papierform mitgegeben.
• Termine werden in einem Online-Kalender eingetragen, auf den alle MitarbeiterInnen von jedem Gerät aus Zugriff haben.
• Patientenakten werden digital in der Praxissoftware gespeichert und sind viel leichter auffindbar als in unzähligen Papierordnern.

Voraussetzungen für eine digitale Praxis

Die wichtigsten Voraussetzungen sind eine Internetverbindung, ein digitales Endgerät (zB PC, Tablet etc.) und die passende Praxissoftware. Im besten Fall kannst Du in der gewählten Anwendung nicht nur Dokumente online ausfüllen lassen, sondern auch Patientenakten anlegen, Termine planen und Rechnungen erstellen.

Vorteile einer papierlosen Praxis

Eine papierlose Praxis bringt sowohl Dir als auch Deinen Patienten und Patientinnen viele Vorteile.

Vorteile für Dich

Daten & Korrekturen

• Korrekte Daten: Die PatientInnen geben sie selbst ein und werden im besten Fall automatisch darauf hingewiesen, wenn sie ein Feld vergessen haben.
• Korrekturen: Bei Aktualisierungen/Fehlerbehebungen musst Du kein neues Dokument ausdrucken, Du korrigierst einfach das entsprechende Feld.

Termine, Platz, Verfügbarkeit

• Termine: Diese sind immer und überall einsehbar und mit wenigen Klicks aktualisierbar.
• Immer verfügbar: Inhalte sind online verwaltbar und von jedem Gerät aus verfügbar (Patientenakte, Aufklärungsbögen, DSGVO-Informationen, Honorarnoten etc.).
• Mehr Platz: Bye-bye Aktenschränke, hallo Online-Sicherung.

Zeit & Prozesse

• Bessere interne Prozesse: Interne Prozesse laufen schneller ab, auch Verfügbarkeiten und Urlaube lassen sich schneller erstellen und aktualisieren.
• Bessere Zusammenarbeit: Denn die Kommunikation im Praxisteam wird vereinfacht.
• Weniger Aufwand: Veraltete Dokumente müssen normalerweise vernichtet und entsorgt werden. Digital geht das schneller und problemloser.
• Zeitersparnis: Du kommst schneller an Daten und Informationen zu PatientInnen und kannst diese auch schneller zur Erstellung wichtiger Dokumente verwenden.
• Mehr Zeit für PatientInnen!

Alles in allem werden also Du und Deine MitarbeiterInnen entlastet sowie Prozesse effizienter gemacht – und das ist nicht nur für euch gut, sondern steigert auch die Patientenzufriedenheit.

Vorteile für Deine PatientInnen

• Wohlfühlfaktor: PatientInnen fühlen sich besser betreut, da mehr Zeit für die eigentliche Behandlung vorhanden ist.
• Zeitersparnis: PatientInnen verbringen weniger Zeit in der Praxis, da Anamnesebögen im besten Fall schon vor dem Termin von Zuhause aus ausgefüllt werden können.
• Kontrolle: PatientInnen können Daten selbst eintragen und wissen, dass alles korrekt übernommen wurde.

Sonstige Vorteile

• Umweltschutz: Du druckst nicht mehr alles aus und schonst somit wertvolle Ressourcen wie auch Deinen eigenen Geldbeutel.
• Backups: Daten werden durch die Software regelmäßig in aktuellster Version gespeichert.
• Rechtliche Sicherheit: DSGVO-Anforderungen werden von seriösen Software-Anbietern und deren Tools streng eingehalten.

Diese Pflichten bringt eine papierlose Praxis mit sich

Jede Medaille hat zwei Seiten – und so bringt auch die Digitalisierung neben den Vorteilen auch ein paar Pflichten mit sich.

So muss Deine Praxissoftware zum Beispiel sicher sein. Das bedeutet, dass die sensiblen Daten Deiner PatientInnen verschlüsselt und durch ein sicheres Passwort geschützt gespeichert werden. Außerdem solltest Du Informationen regelmäßig sichern – in Form eines Back-ups. Eine gute Praxissoftware nimmt Dir diesen Part ab und speichert Daten regelmäßig und automatisch – also ohne Dein Zutun.

Ein weiterer Punkt ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Diese kann unterschiedlich ausfallen, liegt jedoch meist zwischen 10 und 30 Jahren.

Hinweis: All diese Punkte gelten natürlich auch, wenn Deine Praxis noch auf Papier setzt. Auch hier musst Du Aufbewahrungsfristen beachten, Datensicherheit gewährleisten und Informationen regelmäßig sichern.

Ob digital oder analog – Die Sicherheit von Patientendaten hat immer Vorrang!

Papierlose Praxis – Unser Fazit

Weniger Zettelwirtschaft bedeutet mehr Raum für PatientInnen, mehr Effizienz (zB in Bezug auf interne Prozesse) und weniger Fehler. Du kannst Termine besser koordinieren, hast nicht so viel Aufwand beim Vernichten alter Formulare und kannst immer und überall auf Informationen zugreifen.

Der Schwenk zum Digitalen steigert zudem auch die Zufriedenheit Deiner PatientInnen – denn viele der genannten Punkte wirken sich auch direkt auf ihr Erlebnis in Deiner Praxis und mit Deiner Behandlung aus.

Du hast noch Fragen? Dann nimm gerne Kontakt zu uns auf: info@appointmed.com