Der appointmed Jahresrückblick 2020
Team Event in der Black Llite Arena im Jänner 2020.
Ein Jahr, in dem nicht alles 
war…
Anfang 2020: Winter-Office in Süd-Ost-Asien.
Wer hätte am Anfang des vergangenen Jahres vorhergesehen, was 2020 auf uns alle zukommt? Ich selbst habe den Beginn der Pandemie bereits während meines Winteraufenthalts in Süd-Ost-Asien erlebt. Monate bevor die “erste Welle” Europa erreicht hat.
Eine Maske zu tragen ist dort glücklicherweise bereits Routine und wird auch bei harmlosen Erkältungen zum Schutz der Mitmenschen eingesetzt. Ein Bild, das wir in europäischen Städten zwar kannten („maskierte“ asiatische Touristen), aber oft nicht so richtig verstanden wurde. Mit ein wenig Vorsicht im Alltag konnte ich einer Infektion vor Ort entgehen. Zwei Tage vor dem Start des ersten Lockdowns in Österreich trat ich meine Rückreise an.
Der ursprüngliche Plan für 2020
Das Wachstum der letzten Jahre führte mittlerweile zu einem beachtlichen, administrativen Mehraufwand, wodurch die Produktentwicklung immer schleppender voran ging. Eigentlich haben wir uns daher Anfang 2020 vorgenommen, unsere internen Prozesse soweit wie möglich zu automatisieren. Unnötig gebundene Ressourcen sollten so wieder frei werden. Schließlich wollten wir nicht den ganzen Tag Verträge oder Rechnungen schreiben, sondern an unserem Produkt arbeiten! — Aber wie so oft, kommt es anders als man denkt…
Schnell und unbürokratisch auf die neue Lage reagieren
Für uns war von Anfang an klar, dass auch ein länger andauernder Lockdown, aus Unternehmenssicht zum Glück kein großes internes Problem darstellt. Das appointmed Team arbeitet ausschließlich remote oder im Home-Office – egal, ob mit oder ohne Pandemie. So mussten wir, im Vergleich zu vielen anderen Unternehmen, nicht kurzfristig den ganzen Betrieb umstrukturieren.
Wir hatten die Freiheit, uns voll und ganz auf schnelle Maßnahmen zu konzentrieren, die unseren Kunden helfen würden, diese Ausnahmesituation möglichst gut zu überstehen. Der bis dato aktuelle Projektplan wurde selbstverständlich über den Haufen geworfen (
). Als erster Schritt wurden alle Ressourcen für die Implementierung der Videosprechstunde gebündelt.
In 96 Stunden von Null zur fertigen Videosprechstunde
Zugegeben, das Konzept einer Videosprechstunde gab es intern schon eine ganze Weile. Es war allen im Team klar, dass wir hier in relativ kurzer Zeit einen großen Beitrag zur Linderung der Folgen des Lockdowns und den damit verbundenen Praxisschließungen leisten können. So wurde das Konzept finalisiert und nach nur 4 Tagen stand die Funktion für alle Kunden kostenlos zur Verfügung. In den darauf folgenden 7 Tagen wurden bereits über 2.000 Videosprechstunden in appointmed abgehalten.
Ein eigener Newsletter sowie ein Blog Artikel, über unsere Erfahrungen und Tipps zum Thema „Arbeiten im Home Office„, waren zusätzliche Bestandteile unserer Info Kampagne.
Zahlungserleichterungen
Aufgrund von unterschiedlichen Auflagen, schafften wir mit unseren Maßnahmen eine Entlastung für viele Berufsgruppen. Aber nicht alle konnten ihre Patienten mittels Videosprechstunde betreuen. So haben wir uns zusätzlich entschieden, ausstehende Rechnungen zu stunden und die Zahlungsziele flexibler bzw. großzügiger zu gestalten.
Dabei war es aus Unternehmenssicht natürlich wichtig, eine Balance zwischen der Unterstützung für betroffenen Kunden und unserem eigenen Cashflow zu finden. Unterm Strich konnten wir in jedem einzelnen Fall eine zufriedenstellend Lösungen finden.
„Wir sind stolz darauf, in dieser Zeit keinen einzigen Kunden verloren zu haben.“
Aufatmen und zurück zur Automatisierung
Nachdem wir diese erste Hürde gemeistert hatten, ging auch der erste Lockdown in Österreich zu Ende. Die Erleichterung unserer Kunden war für uns im Support und bei Gesprächen deutlich zu spüren. So widmeten wir uns endlich wieder dem eigentlichen Plan, unser Unternehmen effizienter zu machen.
Unter anderem konnten wir im Sommer unsere Infrastruktur weiter verbessern und administrative Abläufe, wie zB einen vollständigen Datenexport oder den Umzug einzelner Benutzer von einem Account in den anderen automatisieren. Vor allem letzteres erforderte bis dahin sehr viel Zeit, die unseren Entwicklern bei der Implementierung neuer Funktionen fehlte.
Der – mit Abstand – größte Brocken war allerdings die Anbindung eines Zahlungsdienstleisters. Dieses Projekt hat mehrere Monate der Entwicklung in Anspruch genommen, bis nun seit 01.12.2020 alle neuen Kunden ihre Abos selbstständig abschließen und verwalten können.
Im Laufe des neuen Jahres werden wir auch alle anderen Kunden sukzessive auf diese neue Aboverwaltung umstellen können. Dadurch entsteht für Gruppenpraxen auch die Möglichkeit, neue Mitarbeiter ohne unser Zutun hinzuzufügen und damit flexibel auf Änderungen im Team zu reagieren.
Änderungen im appointmed Team: Gekommen um zu bleiben!
Auch personell hat sich in diesem Jahr für uns einiges zum Positiven entwickelt. Olga, die – wie damals auch Paul – über ein Praktikum ihren Weg ins Unternehmen gefunden hatte, ist uns nach dem Ende ihres Studiums, als vollwertiges Mitglied unseres kleinen Teams erhalten geblieben. Zusätzlich zur Betreuung der Social Media Kanäle, kümmert sie sich nun vermehrt um Support-Aufgaben und hat auch unsere beliebte Interviewreihe “appointMeet” federführend übernommen.
Apropos Paul: Auch bei ihm hat sich in diesem Jahr so einiges getan und er hat im Herbst seinen Lebensmittelpunkt nach München verlegt. Aufgrund unserer dezentralen Arbeitsweise musste er sich dadurch keinen neuen Job suchen. Er konnte nach dem Umzug einfach dort weiterarbeiten, wo er in Wien den Stift niedergelegt hatte.
Dass die Gelegenheit zur „beruflichen Neuorientierung“ (sprich: Kündigung) von Olga und Paul ausgeschlagen wurde, freut mich in meiner Rolle als „Chef“ natürlich besonders. Es zeigt, dass die Chemie stimmt und die Förderung individueller Flexibilität nach wie vor einer der wichtigsten Eckpfeiler unserer Unternehmenskultur ist.
Zhan verstärkt seit heuer das appointmed Team.
Auch einen Neuzugang konnten wir 2020 verbuchen: Zhan unterstützt uns seit Herbst bei der Automatisierung und Verbesserung unserer Infrastruktur. Er stellt ausserdem sicher, dass die Code-Qualität in appointmed weiter zunimmt. Das besondere daran ist allerdings nicht unbedingt sein Aufgabenbereich, sondern die Tatsache, dass Zhan uns von seinem Büro in Kazachstan aus unterstützt. Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil der Ortsunabhängigkeit: Wir sind bei der Suche nach Spezialisten nicht auf den lokalen Arbeitsmarkt begrenzt. Das ist besonders für diese hochspezialisierte Rolle eine nicht zu unterschätzende Herausforderung! Auch wenn der initiale, organisatorische Aufwand und die rechtlichen Hürden um einiges höher waren, hat sich dieser Mehraufwand bereits jetzt für uns gelohnt. Wir freuen uns darauf, Zhan bei unserer nächsten Workation auch persönlich kennenzulernen und gemeinsam Zeit zu verbringen!
Kundenfeedback 
Neben allen Überraschungen, die das Jahr 2020 mit sich gebracht hat, haben wir uns umso mehr über das zahlreiche, positive Feedback unserer Kunden gefreut!
Darauf aufbauend, haben wir beschlossen, unsere zukünftige Werbestrategie und die Markenkommunikation grundlegend zu ändern.
Als erste Maßnahme ist unsere neue Website bereits seit einiger Zeit in Arbeit und steht kurz vor der Fertigstellung. Für aufmerksame Instagram Follower gab es auch schon den ein oder anderen Teaser davon in unseren Stories zu finden 
.
Die wichtigsten Neuerung aus dem vergangenen Jahr
Trotz der zahlreichen Planänderungen, gab es natürlich auch die ein oder andere neue oder gänzlich überarbeitet Funktion.
- Aboverwaltung & automatische Zahlung
- Neue Version der Filter bei Rechnungen und Belegen
- Verbesserte Raster- und neue Listenansicht von Dateien in der Patientenakte
- Die appointmed App für Android
- Die neue Version der Bodycharts
Das iPad Pro mit Apple Pencil ermöglicht Perfektes Arbeiten mit den neuen, interaktiven Bodycharts
Was 2021 bringen wird
Auch nach 5 Jahren – die appointmed GmbH wurde offiziell am 11.01.2016 gegründet – sind wir noch lange nicht am Ende unserer Reise. Ganz im Gegenteil: Die größte Herausforderung in der Produktentwicklung ist es, die richtigen Prioritäten zu setzen und uns nicht im Eifer nach immer neuen, „coolen“ Features zu verlieren.
Es gibt unzählige (genau genommen sind es aktuell über 50) Ideen, die wir in Zukunft gerne umsetzen würden. Iterative Verbesserungen, Wünsche unserer Kunden aber auch komplett neue Lösungsansätze, für schon lange bestehende Probleme im Gesundheitsbereich, finden sich unter unseren „Options“.
„Options“ in der Produktplanung
Aber auch hier bleiben wir unserer Linie treu: Es gibt keinen konkreten Zeitplan, sondern nur eine grobe Reihenfolge in der wir die Dinge anpacken werden. Es empfiehlt sich also, unsere Software-Updates im Auge zu behalten.
Mein persönliches Fazit
2020 wird uns allen mit Sicherheit lange in Erinnerung bleiben. Zugegebenermaßen bin ich aber durchaus stolz, dass unser Unternehmen dieses krisenreiche Jahr unbeschadet überstanden hat und wir sogar das Wachstum weiter beschleunigen konnten.
Die Fülle an positivem Feedback unserer Kunden, zu den gesetzten Maßnahmen, unserem Kundensupport und der Produktentwicklung, ist für mich – und das gesamte Team – eine unglaubliche Motivation.
Wir sind mit dem selben Elan ins neue Jahr gestartet und werden appointmed weiter für euch verbessern und auch erweitern.
