appointMeet: Psychotherapeutin Sandra Hren hat mit appointmed ihre lang ersehnte Software-Lösung gefunden

Olga Ditz

Lesedauer: 5:15 Minuten

Nach längerer Interview Pause melden wir uns zurück und sprechen heute mit Psychotherapeutin und Existenzanalytikerin Sandra Hren über ihren Arbeitsalltag mit appointmed. Warum sie die Dokumentation vollständig in appointmed führt und dabei absolut keine Datenschutzbedenken hat, erzählt sie uns bei unserem Besuch in ihrer Praxis im 22. Wiener Gemeindebezirk.

Die Tür geht auf und uns springt sofort Sandras kleiner, treuer Begleiter ins Auge. Ein Pudel, der sie auf Schritt und Tritt begleitet und bei so mancher Therapiestunde „assistiert“. Sandras Arbeitsplatz ähnelt dem eigenen gemütlichen Wohnzimmer und so fühlen wir uns nach dem Platznehmen auf der berühmten Couch sofort wohl. Das Interview kann beginnen!

Sandra, wie lange hast Du gebraucht, um Dich in appointmed einzuarbeiten?

Das ging relativ schnell. Ich habe das Help Center wie ein Handbuch durchgelesen und alles einmal ausprobiert. Danach war’s kein Thema mehr für mich. Meine Praxis Kollegin hat – auf meine Empfehlung hin – jetzt auch mit appointmed gestartet. Ich habe ihr alles gezeigt. Auch das ging sehr schnell und mühelos.

Wie und wann kommt appointmed in Deiner Therapiestunde zum Einsatz?

appointmed ist eigentlich die ganze Zeit im Einsatz:

1. Termine erfassen

Zuerst erhalte ich eine Anfrage. Meist telefonisch oder über ein Formular auf meiner Website. Wenn es sich um einen neuen Klienten handelt vereinbaren wir ein 50-minütiges Erstgespräch. Über appointmed erfasse ich die Stammdaten und lasse den Klienten der DSGVO zustimmen. Das funktioniert per Mausklick, direkt aus der Akte heraus.

In der Regel wird beim Erstgespräch schon klar, ob es sich um eine Beratung oder eine Therapie handeln wird.

Olga: Für uns Unwissenden; was ist der Unterschied zwischen einer Beratung und einer Therapie?

Beratungen sind für psychisch gesunde Menschen, die zB in einer Lebenskrise stecken oder Beziehungsprobleme haben. Dagegen behandelt man mit Therapien krankheitswertige Störungen, wie Depressionen oder Angsterkrankungen.

Olga: Kommt es oft vor, dass Du einen Klienten ablehnen musst?

Nein, diesen Fall hatte ich bisher nur 2 Mal. Das hatte aber eher etwas mit dem Störungsbild zu tun, da ich nicht mit klinischen Diagnosen wie Schizophrenie arbeite. Das ist in der freien Praxis kaum machbar, deshalb musste ich diese Klienten weiterüberweisen.

2. Vorbereitung

Bei bereits bestehen Klienten bereite ich mich auf die Therapiestunden vor, indem ich mir die Dokumentation in appointmed durchlese. Dann schreibe ich zusammen, worum es in der Stunde zirka gehen könnte. Zwar stehen die akuten Geschehnisse in der Regel im Vordergrund, aber ich möchte auch an bereits besprochene Themen anschließen.

3. Nach der Therapiestunde

Über den Termin im Kalender buche ich nach der Therapiestunde die Leistung. Dann erstelle ich den Beleg über die Registrierkasse und übertrage schließlich den neuen Dokumentationseintrag in appointmed.

Hast Du vor appointment schon mit anderen Praxis Programmen gearbeitet?

Ich hab’s versucht… (lacht). Da ich sehr technikaffin bin, suche ich immer nach der “eierlegenden Wollmilchsau”, also einem Programm, das alles kann und in dem alles so funktioniert, wie ich es gerne hätte. Und das ist schwierig, da meine Ansprüche hoch sind. Immer zum Jahresende, wenn die Buchhaltung fällig ist, bin ich auf der Suche nach einer neuen Software. Bei dieser Recherche ist mir auch appointmed aufgefallen.

Vor appointmed habe ich meine Sachen in fünf verschiedenen Programmen organisiert. Bei der Dokumentation habe ich schon so ziemlich alle Varianten durch. Erst auf Papier, dann auf einem USB-Stick, dann doch wieder auf Papier… Mittlerweile mache ich alles in appointmed. Sogar die Dokumentationen der letzten 4 Jahre habe ich abfotografiert und in appointmed hochgeladen. Weil das einfach praktisch ist.

“Es ist einfach unkompliziert. Und das trotz dem großen Funktionsumfang.”

Klar habe ich am Anfang ein bisschen gebraucht, um zu verstehen, dass eine Leistung nicht gleich eine Rechnung ist. Während ich jedoch früher 5 verschiedene Listen geführt habe, um eine Honorarnote auszustellen, drücke ich heute auf einen Button und sie ist fertig. Dann drücke noch auf einen zweiten Button und die Rechnung wird per E-Mail an den Klienten geschickt.

”Ich brauche nicht länger als 5 Minuten für meine Rechnungen.”

Hattest Du auch schon Kontakt mit unserem Support?

Ja – und ich war einfach nur baff…

So gut betreut zu werden ist für den Betrag, den ich bezahle, einfach nur Weltklasse. Ich habe meine ersten Fragen per E-Mail gestellt und 2 Minuten später eine Antwort erhalten. Ein Mal hatte ich Probleme mit meinem iPhone, weil das Anrufen von Nummern in der Klientenliste nicht mehr funktioniert hat. Sogar da hat mir euer Support weitergeholfen.

Dadurch dass mein Mann in der IT tätig ist, weiß ich, wie Software entwickelt wird. Als ich für meine hochgeladenen Dateien eine zusätzliche Kategorie mit “Antrag” gebraucht habe, war sie am nächsten Tag drin. Das ist etwas, wovor ich meinen Hut ziehe.

“Gerade bei appointmed habe ich das Gefühl gehört zu werden. Man fühlt sich als Kundin wirklich ernst genommen.”

© by Sandra Hren

Wenn Du zurückdenkst: Was war der ausschlaggebende Punkt, dass Du Dich schließlich für appointmed entschieden hast?

Der Punkt warum mir appointmed überhaupt aufgefallen ist: Das Programm ist schön. Und ich kann leider nicht mit einer Software arbeiten, die schirch [hässlich] ist. (lacht)

Aber der ausschlaggebende Punkt war im Grunde die Hoffnung, dass jetzt endlich alles an einem Fleck ist. Meine gesamte Praxis ist mittlerweile in dieser Software abgebildet. Und natürlich auch die Datensicherheit. In der Psychotherapie arbeite ich mit hochsensiblen Daten. Mein Mann hat die Server und euren Datenschutz geprüft und mir das OK gegeben.

Zum Schluss noch 3 schnelle Fragen

Wenn Du eine Funktion wählen könntest, ohne die Du nicht mehr arbeiten möchtest, welches wäre das?

Die Klientenverwaltung – Also die Dokumentation und das Stammdatenblatt.

Würdest Du sagen, dass die Therapiestunden mit appointmed effizienter gestaltet werden können?

Definitiv – Es ist viel weniger Zeit notwendig. Die gewonnene Zeit kann ich wiederum für die Betreuung meine Klienten nutzen.

Würdest Du appointmed an Deine Kollegen weiterempfehlen?

Ich habe appointmed sogar schon mehreren Kollegen empfohlen. Allerdings muss ich dazu sagen, dass es mir aufgrund des Background-Wissens meines Mannes auch nicht schwer fällt, einer Software zu vertrauen. Das ist in der Psychotherapie allerdings nicht usus. Viele TherapeutInnen haben Angst vor der Technik und führen die Dokumentation deshalb handschriftlich, schreiben Rechnungen in Excel und speichern sie… wo auch immer.

Ich bin in der Supervisionsstunde immer die Einzige, die nur mit einem Tablet kommt. Die anderen kommen mit Aktenkoffern.

Olga: Supervision?

Eine Supervisionsstunde ist ein Treffen mit anderen TherapeutInnen. Es werden Fälle besprochen und neue Perspektiven eingeholt.

Wieder etwas gelernt! 🙂 Danke für die Infos und Deine Zeit und Dein Feedback. Wir wünschen Dir weiterhin viel Erfolg.

Steckbrief

Die wichtigsten Infos zu Sandra Hren findest Du im folgenden, kompakten Steckbrief.