appointMeet: Wie Physiotherapeutin Piroschka Khyo mit appointmed mehr PatientInnen erreicht und viel Zeit spart

Adela Lucaciu

Lesedauer: 7:30 Minuten

Piri empfindet appointmed als verlässliche, starke und flexible Praxissoftware. Sie ermöglicht es ihr und ihren KollegInnen in der Gemeinschaftspraxis, effizient und zeitsparend zu arbeiten. Game Changer waren für sie die einfache aber umfassende Dokumentationsfunktion und die Online-Terminbuchung, die auch für mehr Kundenanfragen sorgte.

Hallo Piri, stell‘ Dich bitte kurz vor!

Ich bin jetzt seit 5 1/2 Jahren Physiotherapeutin und eigentlich fast seit Beginn selbstständig. Zuerst neben meiner 40-Stunden Anstellung, mittlerweile bin ich aber seit 3 Jahren rein selbstständig tätig. Nach der Matura im Sportgymnasium hab‘ ich verschiedene Jobs ausprobiert, und mich schließlich doch für ein Studium entschlossen.

Warum gerade Physiotherapie? Was hat Dich dazu bewogen?

Ich wollte eigentlich Medizin studieren. Gleichzeitig wollte ich auch immer unbedingt Familie haben. Das ist für mich im Kopf nicht miteinander vereinbar. Ich habe mitbekommen, dass das Arbeitspensum als Ärztin sehr hoch ist, vor allem in den ersten Jahren im Turnusdienst. Da ist offen gesprochen nicht so viel Platz für ein Kind. Und wenn, dann braucht man vor einem Alter von 30 Jahren gar nicht drüber nachdenken.

Ich muss ehrlich sagen: Im Nachhinein bereue ich’s ein bisschen, weil ich’s wirklich gern gemacht hätte. Vor allem jetzt, wo ich weiß, dass ich doch erst mit 31 Mama werde (lacht). Im Endeffekt bin ich jetzt sehr froh über meine Entscheidung, auch was die Work-Life-Balance betrifft. Ich kann meine nächsten Jahre jetzt einfach viel freier gestalten, gerade als Selbstständige. Das ist dann schon viel wert.

Was sind denn Deine Schwerpunkte als Physiotherapeutin?

Ich habe mich für die Orthopädie entschieden, weil man da meiner Meinung nach als Physio am breitgefächertsten arbeitet. Meine Schwerpunkte sind Kiefer, Kopf und Knie. In der ersten Orthopraxis – eines renommierten Knieorthopäden – in der ich eingemietet war, gab es sehr viele KniepatientInnen. Ich kenne das mittlerweile in- und auswendig, und mag es gern. KniepatientInnen gibt es noch dazu wie Sand am Meer.

Wenn man auch ein bisschen wirtschaftlich denkt, dann entscheidet man sich schon auch für einen Bereich, der sehr häufig betroffen ist.

Das Knie ist sowohl bei SportlerInnen als auch im ganz normalen alltäglichen Umfeld beteiligt. Was ich aus persönlichen Gründen auch noch sehr gerne behandle, weil ich selber gerne Tennis spiele, wenn ich nicht gerade hochschwanger bin (lacht), ist der Schulterbereich.

War Dein Weg in die Selbstständigkeit auch der erste Kontaktpunkt mit dem Thema Praxisverwaltung?

Genau! 2019 habe ich gemeinsam mit einer Kollegin eine eigene Praxis gegründet. In der Praxis, wo wir davor zusammengearbeitet hatten, hatten wir eine Software benutzt, die sehr altmodisch war. Meine Kollegin hat appointmed zufällig in einer Werbung gesehen. Das Programm hat auf sie super gewirkt und wir haben appointmed sofort ausprobiert.

Während der Probephase war es dann schnell klar, dass es passt, und wir haben gleich gebucht. Mit der Kollegin bin ich zwar nicht mehr in der gemeinsamen Praxis, da sie umgezogen ist, aber ich würde von appointmed nie wieder wechseln.

Was waren denn damals die Kriterien, dass ihr euch für appointmed entschieden habt?

Das alte Programm war mehr auf ÄrztInnen ausgelegt und es gab zum Beispiel keine Bodycharts. Noch dazu musste ich damals alles handschriftlich dokumentieren und alle Einträge einscannen, was doppelte Arbeit ist. Leider war die Dokumentation im alten Programm auch sehr unübersichtlich.

Es hat mir bei appointmed gleich gut gefallen, dass die Oberfläche sehr einfach ist. Wenn sich andere KollegInnen die Dokumentation ansehen, finden sie sich sofort zurecht. Und doch gibt es die Möglichkeit, sehr individuell zu dokumentieren. Das war in erster Linie das Ausschlaggebende.

In zweiter Linie war es dann die Kombination mit der Registrierkasse. Wir haben lange nur bar verrechnet. Bei vielen anderen Programmen hätten wir eine Extra-Registrierkasse gebraucht. Bei appointmed ist diese Option mit dabei. Als dann auch die Online-Buchung dazu kam, hat uns das wirklich viele neue Patienten gebracht. Wir merken einfach, dass die jungen Leute viel lieber online buchen als telefonisch. Denen ist das irgendwie zu mühsam mit dem Telefonieren (lacht).

Kann man sagen, dass euch die Online-Terminbuchung auch Zeit spart?

Ja, ich habe einmal einen genaueren Blick auf die Statistik geworfen. Pro Woche habe ich etwa drei Stunden nur mit Telefonieren verbracht. Bei einem Telefonat mit NeukundInnen kann man schon mit 10–15 Minuten rechnen. Die Leute sind dann gleich redselig und erzählen einem bei der Gelegenheit eine Menge. Selbst teilt man dann halt die Info, was zum Termin mitzubringen ist. Und wenn dann zum Beispiel 20–30 neue PatientInnen anrufen – selbst wenn sie sich verwählen oder irgendwie falsch bei uns landen – geht halt einfach unglaublich viel Zeit drauf. Die Koordination des Termins an sich ist durch die Online-Buchung viel effizienter.

Ganz schlimm war die Terminkoordination per SMS-Nachricht, wenn dann schon 5–6 Nachrichten mit Terminvorschlägen hin und her gesendet wurden.

Wenn mich heute jemand nach einem Termin fragt, sage ich: „Schau einfach online rein. Da siehst Du auf einen Blick, wo etwas frei ist.“

Wie hat sich Dein Praxisteam mit der Zeit entwickelt?

Ich arbeite mittlerweile mit einer Kollegin, die ich aus meiner Arbeit davor in einer Reha-Einrichtung kenne. Für die große Praxis in einem Altbau sind die Renovierungskosten leider sehr stark gestiegen, weswegen wir uns dazu entschlossen haben, als Praxis zu wachsen und auch UntermieterInnen zu organisieren.

Am Anfang haben wir noch gesucht und aktiv TherapeutInnen ausgeschrieben. Mittlerweile ist es eher so, dass uns Leute immer wieder anrufen, ob wir noch einen Platz haben, weil sie gerne mit dabei wären.

Meine Schwangerschaft war eine spontane Schwangerschaft (lacht) und damit kam auch die Überlegung, wie wir weitermachen. Glücklicherweise haben etwa zeitgleich insgesamt vier Leute angefragt, ob sie sich einmieten können. Somit kann ich meine StammpatientInnen nahtlos mit dem Mutterschutz übergeben.

Wir könnten die Räume komplett belegen und haben diesen finanziellen Druck nicht mehr. Es hat sich viel ergeben. Wir haben natürlich auch viel dafür getan, damit es erst soweit kommt. Im Endeffekt haben wir auch viel „Schwein“ gehabt. Es ist vieles zum richtigen Zeitpunkt passiert.

Wie unterstützt euch appointmed bei der Arbeit in der Praxis?

Der Kalender erleichtert uns natürlich sehr viel und auch die geteilte Doku ist super. Ich habe meine PatientInnen zum Beispiel einer Kollegin übergeben. Sie hat Zugriff auf meine Dokumentation, die ich über die letzten drei Jahre mit meinen PatientInnen geführt habe. Sie kann die Behandlung fortsetzen und ihre Dokumentation ergänzen. Das macht’s wirklich einfach.

Im Falle von Krankheit oder Urlauben ist es immer super easy, PatientInnen miteinander „zu teilen“. Man kann den Behandlungsverlauf über die bisherigen Dokumentationseinträge immer nachvollziehen und das ist ganz viel wert.

Wenn Du die Doku handschriftlich machst, wäre das ganz schlimm.

Man könnte etwa gegenseitig die Schrift nicht entziffern. Handschriftlich sind Leute auch meistens fauler beim Dokumentieren. Das habe ich im Angestelltenverhältnis auch gesehen. Das heißt, es sind oft nur Stichworte dokumentiert, und dann kennt man sich nicht aus, wenn man PatientInnen übernimmt. Das ist unmöglich!

Dokumentieren bei euch alle TherapeutInnen ähnlich oder eher individuell?

Ich habe ganz am Anfang eine Vorlage für mich selbst erstellt, die nutzen eigentlich die meisten im Team mit. Eine Kollegin hat all ihre Vorlagen und Fragebögen selbst zusammengestellt. Was auch wirklich gut geworden ist und mich persönlich sehr freut, ist, dass man mittlerweile in der Dokumentation einen eigenen Bereich für Vorlagen hat. Das ist jetzt viel übersichtlicher als früher.

Es gibt viele Firmen, die fragen nach Feedback, machen aber nichts damit. Ihr setzt dabei gefühlt alles am selben Tag um, was man euch etwas vorschlägt (lacht). Es ist schon bemerkenswert, welche Funktionen da in 2-3 Jahren dazugekommen sind. Ich habe immer die Angst gehabt, dass, wenn sich das Programm weiterentwickelt, es dann auch unleistbar wird. Das ist es aber nicht; es ist genauso leistbar wie früher.

Adela: Natürlich müssen wir als Firma den Mittelweg finden. Auf der einen Seite muss das Angebot für unsere KundInnen leistbar sein, auf der anderen Seite müssen wir aber als Firma auch sicherstellen, wirtschaftlich und nachhaltig zu arbeiten. Den Mittelweg finden … Das kennst Du vielleicht aus der eigenen Selbstständigkeit.

Definitiv. Was mich auch gefreut hat – wenn wir schon dabei sind – war das Thema mit der DSGVO. Ich habe mich darum gar nicht kümmern oder selbst etwas aufsetzen müssen. Mit appointmed kann ich einfach nur das Dokument per E-Mail an PatientInnen schicken und ich bekomme es mit einem Klick zur Bestätigung zurück. Wenn das für PatientInnen auch einfach zu handhaben ist, dann machen sie es auch, ohne mehrmals erinnert werden zu müssen.

Könntest Du Dir denn vorstellen, jemals wieder analog zu arbeiten?

Nein. Vor allem, was die Doku und die Aufbewahrung betrifft. Würde jetzt ein/e PatientIn nach 10 Jahren kommen und die Doku haben wollen, hätte ich sie immer noch digital, ohne dass ich in den Keller gehen müsste, wo meine Mappen von den Behandlungen der letzten Jahre aufbewahrt sind. Das ist eine große Erleichterung.

Gibt es abschließend noch etwas, das Du teilen oder loswerden möchtest?

Ich bin super zufrieden. Natürlich gibt es ein paar Sachen, die man sich persönlich noch dazu wünscht, aber dieses Feedback bekommt ihr von uns ohnehin regelmäßig. Es passt einfach von vorne bis hinten für uns. Wir empfehlen appointmed gerne unseren neuen KollegInnen weiter, wenn sie zu uns kommen.

Zum Ende noch eine kreative Abschlussfrage. Wenn appointmed ein Tier wäre, welches wäre es und warum?

Ich habe ganz spontan an einen Löwen gedacht. Ihr seid wie so ein kleines Rudel. Ich finde euch super harmonisch und sympathisch. Löwen halten zusammen und sie sind stark. Ich habe bisher insgesamt vier verschiedene Programme genutzt. Eures ist definitiv die umfassendste und beste. Ihr seid verlässlich, stark und flexibel. Ihr verändert euch und passt euch an den Zeitgeist an.

Steckbrief

Alle Fotos © by Kelemen Photography.