appointMeet: Für Osteopathin Marlene König-Babanejad ist appointmed auch ein Tool für die Selbstfürsorge
Osteopathin Marlene König-Babanejad hat mit dem Umstieg auf appointmed ihre ganze Administration digitalisiert und ihre Effizienz gesteigert. Auch ihre PatientInnen schätzen den papierlosen Ablauf mittels elektronischer Terminbestätigungen, automatischer Terminerinnerungen und der Honorarnote via E-Mail. appointmed unterstützt Marlene in ihrem Unternehmertum und spart ihr viel Zeit, und sie beschreibt es als Tool für ihre Selbstfürsorge.
Hallo Marlene, bitte stell Dich kurz vor ?
Ich bin Osteopathin, Kinderosteopathin und Physiotherapeutin. Im März 2024 habe ich meine eigene Praxis House of Havaa gegründet. Ich arbeite jetzt schon seit 16 Jahren als Therapeutin, was mich selbst überrascht hat, als ich nachgerechnet habe. (lacht)
Wie bist Du zu Deinem Beruf gekommen?
Ursprünglich wollte ich Künstlerin oder Architektin werden. Doch dann erhielt ich selber eine osteopathische Behandlung, die mich tief berührt hat. Ohne zuvor eine Idee davon gehabt zu haben, war mir plötzlich klar, dass ich diesen Beruf ausüben möchte.
Nach meiner dreijährigen Physiotherapieausbildung habe ich gleich mit dem Studium der Osteopathie an der Wiener Schule für Osteopathie begonnen und danach noch die Kinderosteopathie-Spezialisierung im Osteopathischen Zentrum für Kinder in Wien absolviert, wo ich mittlerweile auch selbst als Instruktorin arbeite.
Wie sieht Dein beruflicher Alltag aus?
Im House of Havaa behandeln wir Kinder und Erwachsene. Seit Kurzem habe ich auch einen Kollegen mit dabei, er ist Physiotherapeut. Wir planen weiterzuwachsen und noch zwei weitere KollegInnen aufzunehmen. Unsere Praxis arbeitet ohne klassisches Front-Desk: Die PatientInnen kommen direkt zu uns – oft nervös – vor allem beim ersten Besuch. Nach einer ausführlichen Anamnese folgt die physiotherapeutische oder osteopathische Behandlung. Zum Abschluss erfolgen die Honorarabrechnung und die weitere Terminvereinbarung.
Weshalb hast Du nach einer Praxissoftware gesucht?
Als TherapeutInnen ist es uns wichtig, alle medizinischen Befunde unserer Patienten einzusehen, um ihre Krankheitsgeschichte zu verstehen. Wie Du Dir vorstellen kannst, kommen PatientInnen oft mit ganzen Mappen, die ich kopieren oder einscannen musste, plus die Verordnung, bevor alles in einer Registermappe abgelegt wurde.
Die Termine habe ich per Hand in einen Kalender eingetragen und den PatientInnen ein Post-It mit dem Datum für Ihren nächsten Termin mitgegeben.
Leider wurden dadurch auch hin und wieder Termine vergessen. Durch die Stornoregelung fallen für die PatIentInnen dann Kosten an, und das ist für beide Seiten nicht wünschenswert. Zudem können die freien Termine nicht anderen PatientInnen gegeben werden, was schade ist, wenn es eine Warteliste gibt.
Dieser Aufwand wurde mir irgendwann zu viel, weshalb ich mich auf die Suche nach einer Softwarelösung gemacht habe, die alle diese Aufgaben vereinfacht.
Wie hast Du appointmed gefunden?
Eine Freundin hat mir appointmed empfohlen. Ich habe auch zwei oder drei andere Systeme getestet, aber appointmed hat mich überzeugt. Optisch war es das interessanteste System, und ich fand es auch in der Navigation am logischsten. Es war einfach, modern, schön, und total puristisch. Ich habe ja etliche Termine im Kalender, und da finde ich es wichtig, dass ich alles überblicke und mich im Programm wohlfühle.
Die Software hat mir nicht nur beruflich, sondern auch privat sehr geholfen, Zeit zu sparen. Als Mama mit zwei Kindern war es für mich ein riesiger Gewinn, alle Termine in einem Online-Kalender zu haben.
Anfangs habe ich natürlich einige Fragen gehabt und die Testphase zur Orientierung genutzt. Durch das Ausprobieren der Funktionen und das Anlegen von PatientInnen im System war es einfach, ins Programm hineinzufinden. Die Befunde habe ich dann gleich mit der App abfotografiert und per QuickScan Funktion direkt in die Patientenakte hochgeladen. Und so mache ich das jetzt auch in meinem Arbeitsalltag.
Meine anfängliche Sorge, wie die digitale Umstellung auf meine PatientInnen wirken würde, war unbegründet. Sie sind im Endeffekt auch glücklich über die schnelleren und einfacheren Abläufe.
Mittels Terminbestätigung kann ich den PatientInnen schon einmal die wichtigsten Eckdaten übermitteln. Je nach PatientIn und Behandlung kann ich auch individuelle Vorinformationen anhängen.
appointmed deckt nicht nur meine Bedürfnisse als Therapeutin ab, sondern entlastet auch meine PatientInnen.
Sie bekommen von mir am Ende einer Behandlung ihre gestempelte Honorarnote und bei Bedarf den Registrierkassenbeleg, und wir beide müssen an nichts mehr denken. Falls jemand die Honorarnote verliert, kann ich sie mit vielleicht drei Klicks erneut senden. Das spart mir viel Zeit.
Welche Erfahrungen hast Du mit dem appointmed Support?
Was ich am Anfang toll fand: Damit habt ihr besonders gepunktet, dass ich im Help-Center alles zu meinen Fragen finden konnte. Auch per E-Mail oder Hotline habe ich immer Hilfe bekommen. Das finde ich extrem sympathisch. Ich muss nie lange auf eine Antwort warten. Das gelingt euch sehr gut.
Mir gefällt auch eure Checkliste zum Jahreswechsel sehr gut. Nach den Feiertagen – ich bin jedes Jahr im Skiurlaub – und zum Schulstart meiner Kinder brauche ich mir keine Sorgen zu machen, dass ich etwas Wichtiges vergesse. Ich gehe in die Praxis und kann ganz einfach die Checkliste wegarbeiten.
Das ist einfach eine Kleinigkeit, die mir als Nutzerin extrem viel Mental Load abnimmt.
Auch zum Erstellen von Honorarnoten oder der Registrierkasse muss ich mir keine großen Gedanken mehr machen. Ich finde es einfach cool, dass ihr versteht, was unsere Bedürfnisse sind.
Ich glaube, dass TherapeutInnen oft nicht daran denken, dass sie auch UnternehmerInnen sind. Wir sind sehr patientenorientiert und empathisch. Unsere Aufgabe ist es, bei der Patientin oder dem Patienten zu sein und sie oder ihn bei der Lösung ihrer Thematik zu begleiten. Dabei vergessen wir oft, dass wir auch für uns selbst sorgen müssen.
appointmed ist für mich daher auch ein Tool für die Selbstfürsorge.
Ich habe mir damals ausgerechnet, wie viel Zeit ich für Office-Tätigkeiten aufwende. Du willst natürlich nie bei der Patientenzeit sparen, weil das bei uns und vor allem bei selbstständigen TherapeutInnen die bezahlte Zeit ist. Die Office-Zeit wird nicht entlohnt. Das heißt, ich spare mir Zeit, die ich anderswo nutzen kann.
Welche appointmed Funktion möchtest Du nicht mehr missen?
Die im Alltag tatsächlich nicht mehr wegzudenkende Funktion ist die Terminerinnerung. Missverständnisse werden verhindert, weil es dann nachvollziehbar ist, wann ein Termin ausgemacht wurde, und es noch dazu zwei Tage vorher eine Erinnerung gibt. Das ist für mich eigentlich die coolste Funktion.
In Zukunft möchte ich auch die Online-Buchung aktivieren, um noch mehr Zeit zu sparen. Über die technische Umsetzung muss ich mir dabei keine Gedanken machen. Mein Programmierer kann den Link dazu einfach in meine Website integrieren. Ich komme nicht aus dem Technik- oder Softwarebereich. Daher ist es natürlich top, dass im Programm alles wunderbar erklärt ist – super simpel.
Die Funktion der Massen-E-Mails war für mich sehr praktisch und zeitsparend. Durch die Eröffnung der neuen Praxis musste ich viele Neuigkeiten wie zB die neue Adresse bekanntgeben. Damit konnte ich wirklich alle PatientInnen erreichen. Auch jene, die vielleicht schon länger keinen Termin bei mir hatten. Ich nutze das Feature auch, um kurzfristige Terminabsagen zu machen, wenn ich zum Beispiel selber einmal krank bin oder es privat einen Notfall gibt.
Gibt es noch etwas, das Du mit unseren LeserInnen teilen möchtest?
Ich glaube, für Viele kann der monatliche Tarif – anfangs – eine Hürde für die Entscheidung für eine Software darstellen. Aber wenn man sich die Kosten durchrechnet, sieht man schnell, dass man sich mit appointmed eine Menge weiterer Kosten spart. Ich muss zum Beispiel nicht in einen Software-Entwickler investieren, der nur für mich eine Terminbuchung programmiert. Bei appointmed ist das ein Feature, das ich einfach nur aktivieren muss.
Die Zeit und der Mental Load, die ich mir dadurch spare, sind für mich wirklich das größte Pro-Argument. Die kannst Du mit den monatlichen Kosten nicht aufwiegen.
In Gesprächen mit KollegInnen höre ich immer, dass die Kosten von 85 € pro Monat eine Hürde für sie sind, um auf eine Software umzusteigen. Ich rate Ihnen, appointmed einmal selbst auszuprobieren. Wenn man einmal erfahren hat, wie hilfreich die übersichtliche Organisation des Kalenders, der Patientenakten, die Erstellung von Honorarnoten und allgemein die Kommunikation mit den PatientInnen ist, ist der Preis angemessen bzw. gerechtfertigt. Für mich kommt es im Praxisalltag zu weniger Leerzeiten. Ich kann meine Zeitressourcen für administrativen Aufwand gering halten und somit meine Einnahmen und Kosten optimal gestalten.
Mit welchen Eigenschaften würdest Du appointmed beschreiben?
- Logisch in der Bedienung.
- Schick und puristisch.
- Modern am Zeitgeist.
- Customer Convenience: Ihr holt die Berufsgruppe der TherapeutInnen erstklassig ab, mit all Ihren Bedürfnissen.
Wir sind im Arbeitsalltag mit der Aufmerksamkeit bei unseren PatientInnen und den Therapien. Ihr habt es wahrscheinlich häufig mit Menschen zu tun, die sich wenig mit der Effizienz von Administration oder dem Einsatz von Software auseinandersetzen. Ihr Fokus liegt auf der Medizin, dem Voranschreiten der Therapie und dem Begleiten von individuellen Krankengeschichten. Es gelingt euch, unsere Bedürfnisse für einen angenehmen Praxisalltag zu erfüllen.
Steckbrief
| Name: | Marlene König-Babanejad |
| Beruf: | Osteopathin, Kinderosteopathin und Physiotherapeutin |
| Praxis: | Herrengasse 5/1/23 1010 Wien |
| Website: | houseofhavaa.at |
| Bei uns seit: | August 2022 |
Fotograf: Alex Papis
