Rechnungen & Belege – Häufig gestellte Fragen und Antworten für Therapeuten (mit gratis Rechnungsvorlage)
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Rechnung, Honorarnote oder doch ein Beleg? Auf den ersten Blick kann die Rechnungslegung in Österreich komplex und kompliziert wirken. In diesem Blog Artikel behandeln wir häufig gestellte Fragen von Therapeuten zum Thema: Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Beleg? Kostenlos mit dabei: Eine Honorarnoten Vorlage für Deine Praxis.
In einem früheren Artikel haben wir die Unterschiede zwischen einer Rechnung (bzw. Honorarnote) und einem Beleg unter die Lupe genommen. Kurz zusammengefasst findest Du hier noch einmal die wichtigsten allgemeinen Unterschiede:
| Rechnung / Honorarnote | Beleg |
| Vorgeschrieben aufgrund des Umsatzsteuergesetzes. | Vorgeschrieben aufgrund von Einzelaufzeichnungspflicht und RKSV. |
| Wird vor der Bezahlung ausgestellt. | Wird nach der Barzahlung ausgestellt. |
| Kann vom Patienten bei der Kasse für eine Rückerstattung eingereicht werden. | Dient nur als Beleg der Barzahlung und kann nicht eingereicht werden. |
| Beinhaltet Absender und Rechnungsempfänger. | Beinhaltet nur Absender. Patientendaten sind aufgrund des Datenschutzgesetzes nicht Teil eines Belegs. |
| Kann storniert werden. | Kann nicht storniert, sondern nur durch einen Beleg mit negativer Summe aufgehoben werden. |
Häufig gestellte Fragen von Therapeuten
Immer wieder hören wir von unseren Kunden ähnliche Fragen zum Thema Honorarnoten, Rechnungen und Belege. Die häufigsten Fragen haben wir für Dich kompakt und übersichtlich zusammengefasst:
- Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Honorarnote?
- Wann stelle ich eine Honorarnote aus?
- Wann stelle ich einen Beleg, Kassenbon oder eine Quittung aus?
- Muss ich einen Beleg ausstellen, wenn ich bereits eine Honorarnote ausgestellt habe (und umgekehrt)?
- Bin ich als Therapeut umsatzbefreit?
- Wie muss eine Honorarnote für mich als Therapeut aussehen?
1. Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Honorarnote?
Der einzige Unterschied ist im Wesentlichen der Name (siehe Definition Honorarnote). Laut Gesetzgeber gelten für beide Dokumente die gleichen Formvorschriften. Es hat sich aber herauskristallisiert, dass bestimmte Berufsgruppen lieber den einen oder den anderen Begriff verwenden:
- Honorarnoten stellen für gewöhnlich Freiberufler, also zB Rechtsanwälte, Ärzte oder auch Therapeuten aus.
- Rechnungen stellen für gewöhnlich Gewerbetreibende, also “klassische” Firmen aus.
2. Wann stelle ich eine Honorarnote aus?
Du stellst eine Honorarnote aus, sobald Du Deinen Patienten behandelt hast und dafür ein Entgelt bezahlt werden soll.
Zur Erinnerung: Eine Honorarnote ist KEIN Beleg! Das sind zwei komplett unterschiedliche paar Schuhe und die Begriffe sollten auf keinen Fall verwechselt werden (siehe Tabelle am Anfang des Artikels).
3. Wann stelle ich einen Beleg, Kassenbon oder eine Quittung aus?
Du musst – ja, musst – einen Beleg ausstellen, sobald eine Barzahlung für Deine Leistung erfolgt ist. Zur Kategorie “Barzahlung” zählt nicht nur das altbewährte Bargeld, sondern auch Bankomat– oder Kreditkartenzahlungen.
Es gilt zu beachten, dass Du auch einen Beleg ausstellen musst, wenn Du nicht unter die Regelung der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) fällst. Für Dich gilt in diesem Fall trotzdem der Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Der Unterschied hier ist, dass auf Belegen ohne RKSV keine Signatur aufgedruckt ist und Du keine Registrierkasse benötigst, die in FinanzOnline angemeldet ist.
4. Muss ich einen Beleg ausstellen, wenn ich bereits eine Honorarnote ausgestellt habe (und umgekehrt)?
Die kurze Antwort ist: Ja – aus zwei wesentlichen Gründen.
Die rechtliche Grundlage
Zur Verwirrung kommt es hier immer wieder aus dem einfachen Grund, dass die Begriffe “Honorarnote”, “Rechnung” und “Beleg” im Volksmund fälschlicherweise für das gleiche Dokument verwendet werden…
“Eine Honorarnote ersetzt keinen Beleg und ein Beleg ersetzt wiederum keine Honorarnote.”
Wenn Dein Patient eine Barzahlung bei Dir tätigt, musst Du auf jeden Fall einen Beleg ausstellen, auch wenn zuvor bereits eine Honorarnote ausgestellt wurde.
Der Beleg dient hier als Bestätigung der Barzahlung. Das Ausstellen der Honorarnote wiederum unterliegt dem Umsatzsteuergesetz bzw. der Umsatzsteuerrichtlinie. Gleichzeitig sind Honorarnoten bei Therapeuten eine Grundlage bei der Berechnung der Einkommensteuer.
Der praktische Grund
Die Honorarnote kommt unter Berücksichtigungen gewisser Formvorschriften als gültiges Dokument für die Rückerstattung der Kosten in Frage. Sie kann von Patienten bei der Krankenkasse eingereicht werden.
Ein Beleg wird von der Krankenkasse (oder Zusatzversicherung) unter keinen Umständen als Dokument für die Kostenerstattung akzeptiert.
Im Falle einer Barzahlung bist Du also dazu verpflichtet, sowohl einen Beleg als auch eine Honorarnote zu erstellen und dem Patienten auszuhändigen. Glücklicherweise ist es auch erlaubt, dem Patienten beide Dokumente per E-Mail zukommen zu lassen, was eine Menge Papier (und Kosten) spart.
5. Bin ich als Therapeut von der Umsatzsteuer befreit?
Deine Umsätze aus Heilbehandlungen sind umsatzbefreit. Das ist im Umsatzsteuergesetzbuch § 6 UStG Paragraph 1 Ziffer 19 geregelt.
Produkte, die Du zusätzlich verkaufst, sind nicht von der Umsatzsteuer befreit. Eine Ausnahme ist hier natürlich die Kleinunternehmer Regelung (§ 6 UStG Paragraph 1 Ziffer 27), die grundsätzlich eine Umsatzsteuerbefreiung bei einem Gesamtumsatz von weniger als 30.000€ jährlich vorsieht.
6. Wie muss eine Honorarnote für Therapeuten aussehen?
Nachfolgend findest Du eine Auflistung jener Merkmale, die für Dich als Therapeut am Wichtigsten sind. Wenn alle genannten Punkte auf Deiner Honorarnote zu finden sind, werden Du und Deine Patienten keine Probleme mit der Steuer oder Krankenkasse haben.
Die wichtigsten Merkmale einer Honorarnote
Gesamtbetrag bis 400€ (inkl. Umsatzsteuer):
- Name, Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers (also von Dir)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung (zB “1x 45 Min. Einzelphysiotherapie”)
- Tag bzw. Zeitraum der Leistungserbringung (Krankenkassen verlangen bei einer Sammelrechnung das Datum jeder einzelnen Behandlung)
- Entgelt Deiner Leistung bzw. Behandlung
- Der auf das Entgelt entfallende Steuersatz (in Deinem Fall 0% und der Hinweis auf die Steuerbefreiung)
- Ausstellungsdatum der Honorarnote
Gesamtbetrag über 400€ (inkl. Umsatzsteuer):
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Name und Anschrift Deines Patienten (diese Info ist generell wichtig für das Einreichen der Honorarnote bei der Krankenkasse)
- Hinweis auf eine etwaige Steuerbefreiung (Generelle Steuerbefreiung für Heilbehandlungen und darüber hinaus die Kleinunternehmerregelung)
Bei Umsatzsteuerpflicht (wenn Du zB beim Verkauf zusätzlicher Produkte die Umsatzsteuergrenze laut Kleinunternehmerregelung überschreitest) außerdem:
- Betrag ohne USt
- Der auf den Betrag entfallende Umsatzsteuerbetrag
- Deine UID Nummer
Zusätzlich empfohlene Merkmale:
- Eine Bankverbindung falls die Honorarnote per Überweisung beglichen werden soll.
- Deine Kontaktdaten für etwaige Rückfragen.
- Einige Krankenkassen verlangen die Anführung einer kurzen Diagnose. Aus Datenschutzgründen solltest Du die Diagnose (sowie auch andere persönliche Daten des Patienten) auf der Honorarnote unkenntlich machen, wenn Du sie zB Deinem Steuerberater weiterleitest.
- Der Vermerk “Betrag dankend erhalten” führt dazu, dass Dein Patient die Bezahlung der Honorarnote gegenüber der Krankenkasse nicht “beweisen” muss (zB durch die zusätzliche Übermittlung eines Kontoauszugs oder eines Zahlungsbelegs).
Vorlage Honorarnote
Hier kannst Du die Word-Vorlage einer Honorarnote mit allen oben genannten Merkmalen gratis herunterladen: vorlage-honorarnote.docx
Disclaimer: Dieser Blog Artikel richtet sich grundsätzlich an Wahltherapeuten in Österreich. Der Artikel ist kein adäquater Ersatz für die Beratung durch einen Steuerberater und dient lediglich als ein allgemeiner Leitfaden.
