Intelligenter Online-Terminplaner: Die bessere Wahl als Papier und Stift?

Mario Habenbacher

Lesedauer: 5:15 Minuten

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Die Terminplanung in der Physiotherapie bringt oft eine große Herausforderung mit sich. Ein neuer Patient bittet um einen Termin, nur wenige Mitarbeiter sind frei und hat da nicht eben jemand eine Behandlung abgesagt? Solche Tage sind nicht selten und erfordern ein gutes Praxismanagement. Eine strukturierte Terminplanung ist für den reibungslosen Praxisalltag und zufriedene Patienten essentiell.

Greifst Du dafür noch auf den klassischen, händischen Kalender zurück oder hast Du schon einen Online-Terminplaner im Einsatz? Im digitalen Zeitalter werden die Aspekte Kalender- und Terminplanung nach und nach auf elektronische Geräte verschoben. Die zahlreichen Vorteile der digitalen Variante wissen schon einige Praxen zu schätzen; doch gibt es natürlich auch Nachteile.

Wir zeigen Dir, was ein Online-Terminplaner, wie er in appointmed enthalten ist, in der Terminplanung der Physiotherapie wirklich leisten kann – und wo seine Grenzen sind!

Vorteile eines Online-Terminplaners in der Physiotherapie

Nie wieder Post-It-Chaos auf dem Schreibtisch und ein ständiger Überblick über Termine dank individueller Erinnerungen: Das sind die wichtigsten Vorteile eines Online-Terminplaners wie appointmed. Hinzu kommen die große Flexibilität und die Möglichkeit, die Terminplanung in der Physiotherapie komplett abzugeben.

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1. Aufgeräumter Schreibtisch

Dass ein Online-Terminplaner keine Zettelwirtschaft verursacht, versteht sich von selbst – somit wirst Du dank ihm künftig einen aufgeräumten Schreibtisch haben. Keine Post-Its mit Notizen zu Patienten oder Terminänderungen mehr, stattdessen findest Du alle wichtigen Daten gesammelt in einem Programm.

Bei appointmed kannst Du beispielsweise alle Patienten Stammdaten, die bisherige Dokumentation, durchgeführte und offene Termine samt Leistungen sowie Befunde und auch Fotos in einer Patientenakte bündeln. Ein integriertes Todo Management schafft außerdem eine ständige Übersicht über alles, was ansteht. Die Administration Deiner Praxis wird bequem in elektronisch basierte Hände übergeben.

2. Auswahlmöglichkeiten für Flexibilität

Wenn Du einen neuen Termin anlegst, kannst Du zwischen verschiedenen, zuvor definierten Leistungen wählen. Handelt es sich beispielsweise um eine Erstbehandlung oder um einen Folgetermin? Außerdem kannst Du Dich bei appointmed zwischen einfachen Textnotizen, Formularen und Bodycharts entscheiden und je nach Anlass die richtige Dokumentationsform wählen.

3. Termine managen

Der appointmed Terminplaner ermöglicht intelligente Terminvorschläge auf der Grundlage aller verfügbaren Ressourcen in der Praxis. Wer ist wann frei und wo ist vielleicht gerade ein Patient abgesprungen? So findest Du schnell gemeinsam mit Deinem Patienten einen passenden Termin.

Überschneidet sich etwas? Dann wirst Du mit appointmed sofort darüber informiert. Auf Wunsch erhält Dein Patient außerdem Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail. Zudem kannst Du Termine nach Belieben per Mausklick löschen oder ändern; das erleichtert die Terminplanung in der Physiotherapie.

4. Von unterschiedlichen Rollen profitieren

Ob Einzelperson oder Gemeinschaftspraxis: Durch das Anlegen verschiedener Rollen ergeben sich bei appointmed verschiedene Zugriffsmöglichkeiten und Funktionen. Während beispielsweise der Praxismanager alles einsieht, greifen selbstständige Mitarbeiter lediglich auf eigene Termine und Rechnungen zu. Du kannst außerdem für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Kalender anlegen.

5. Überall auf den Kalender zugreifen

Kennst Du das, dass Du noch schnell einen Termin eintragen möchtest, der Kalender aber noch in der Praxis liegt? appointmed ist hingegen überall für Dich verfügbar. Hat Dich gerade ein Patient aufs Handy angerufen, Du aber schon die Praxis verlassen? Du musst Dir den Termin nicht merken, bis der händische Kalender wieder zur Verfügung steht. Greife bequem auf einem Tablet oder Smartphone auf die Termine bei appointmed zu.

6. Individuell gestalten

Dein Kalender bleibt so flexibel wie Du: Dazu gehört beispielsweise die individuelle Einstellmöglichkeit Deiner Behandlungen, Leistungen, Zeiten und Mitarbeiter. Du kannst Patientenakten sofort mit Fotos bestücken, die Du per Smartphone aufnimmst und direkt in die Patientenakte speicherst. Zudem ist appointmed jederzeit erweiterbar. Wenn euer Team wächst, fügst Du einfach einen neuen Mitarbeiter hinzu.

7. Rechnungen managen

Zu unserem Kalender gehört aber noch mehr: So kannst Du zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und auch das Rechnungsmanagement mit appointmed erledigen. Erstelle Deine Rechnungen mit wenigen Klicks und speichere sie in der dazugehörigen Patientenakte. Zudem gibt es eine Rechnungsübersicht, die sich nach verschiedenen Aspekten (zum Beispiel nach „offenen“ oder „bezahlten“ Rechnungen) filtern lässt. Auch kannst Du Zahlungsbelege aus dem Programm heraus drucken und versenden.

8. Zusatzservice: Patienten direkt einbeziehen

Auf Wunsch machen wir Deinen Kalender auch für Patienten insofern zugänglich, als dass sie freie Termine online einsehen und direkt buchen können. Das erlaubt die maximale Flexibilität bei der Terminplanung in der Physiotherapie. Oft schlägt die Praxisorganisation schließlich am Telefon einen zufälligen Termin vor – passt dieser nicht, wird es schnell kompliziert und zeitaufwendig.

Ein Link zu Deiner persönlichen Online-Buchung ist bei appointmed ebenfalls vorhanden und kann auf Deiner Website oder in Deiner E-Mail-Signatur platziert werden.

Nachteile eines Online-Terminplaners in der Physiotherapie

Digital bleibt digital – daher gibt es hinsichtlich der technischen Komponente manchmal kleine Tücken. Auch ist ein Online-Terminplaner wie appointmed natürlich mit Kosten verbunden.

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1. Technische Ausfälle verhindern oder erschweren den Zugriff

Für einen Online-Terminkalender wird logischerweise ein Internetzugang benötigt. Fällt dieser einmal flach, kannst Du aber einfach auf einen mobilen Hotspot ausweichen. Da appointmed über eine smartphone-optimierte Ansicht verfügt, sind die Ladezeiten mit jenen per PC vergleichbar.

Allerdings ist bei einem Stromausfall oder leerem Akku der genutzten Geräte auch mit appointmed nichts zu machen – hier hat der händische Kalender zugegebenermaßen nach wie vor seinen größten Vorteil.

2. Kalender erfordert eine Einrichtung

Wie auch der physische Kalender, muss der Online-Terminkalender entsprechend vorbereitet werden. Du musst also beispielsweise Leistungen und Zeiten hinterlegen sowie Patientenakten erstellen.

Ein kleiner Vorzug für Dich: Hast Du bereits ein elektronisches System im Einsatz, können wir den Import der vorhandenen Daten zu appointmed binnen kürzester Zeit übernehmen. Lediglich beim Umstieg vom händischen Kalender musst Du die Daten einmalig selbst anlegen.

3. Manchmal gibt es Wartezeiten

Der physische Terminkalender wird aufgeschlagen – und voilà, er ist bereit für einen Eintrag. Prinzipiell funktioniert das mit appointmed genauso. Muss allerdings unterwegs auf den Kalender zugegriffen werden, musst Du natürlich das entsprechende Gerät erst einschalten. Das entfällt, wenn Du appointmed (zusätzlich) auf dem Smartphone nutzt. Gewisse Ladezeiten gibt es aber je nach Internetverfügbarkeit trotzdem – auch wenn sie kaum merkbar sind.

4. Der Online-Terminkalender kostet Geld

Natürlich muss auch der händische Kalender erst einmal erworben werden – in der Regel sind die Kosten aber sehr gering und fallen auch nur einmalig an. Bei appointmed wird abhängig von der Mitarbeiterzahl und der gewählten Version hingegen monatlich (oder jährlich) eine Gebühr fällig.

Vorteil: Für größere Praxen gibt es individuelle Angebote mit attraktiver Preisersparnis. Und auch im ersten Jahr sparen beispielsweise Berufsanfänger bares Geld – das ist der appointmed Gründerbonus.

Fazit: Terminplanung nach Deinem Geschmack

Ob händischer Kalender für das Nostalgie Gefühl und die schnelle Verfügbarkeit oder organisierte Online-Planung: Die Wahl bleibt schließlich Dir und Deinen Vorlieben in Sachen Terminplanung überlassen. Wie Du siehst, haben beide Varianten ihre Vor- und Nachteile. Wenn Du Dich für unsere Software appointmed entscheidest, hast Du einen äußerst starken Partner an Deiner Seite, der vor allem die Tücken bei der Terminplanung in der Physiotherapie kennt und souverän damit umgeht.